{"id":3928,"date":"2026-10-27T08:31:47","date_gmt":"2026-10-27T13:31:47","guid":{"rendered":"https:\/\/www.santisoluciones.com\/blog\/?p=3928"},"modified":"2026-10-27T08:33:16","modified_gmt":"2026-10-27T13:33:16","slug":"que-es-la-gestion-de-impresion-y-por-que-es-tan-importante","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.santisoluciones.com\/blog\/que-es-la-gestion-de-impresion-y-por-que-es-tan-importante\/","title":{"rendered":"\u00bfQu\u00e9 es la gesti\u00f3n de impresi\u00f3n y por qu\u00e9 es tan importante?"},"content":{"rendered":"\n<p><strong>La gesti\u00f3n de impresi\u00f3n <\/strong>es un conjunto de procesos, pol\u00edticas y herramientas con los que una empresa administra todo lo relacionado con sus equipos de impresi\u00f3n: cu\u00e1ntos tiene, d\u00f3nde est\u00e1n, cu\u00e1nto imprimen, qu\u00e9 consumen, qui\u00e9n los usa, cu\u00e1nto cuestan y qui\u00e9n se encarga de mantenerlos. <\/p>\n\n\n\n<!--more-->\n\n\n\n<p class=\"has-background-color has-primary-background-color has-text-color has-background has-link-color wp-elements-ec4a57edd0ffdc731471217e07651116\">Parece un tema secundario hasta que alguien suma lo que la empresa gasta en t\u00f3ner, papel, mantenimiento y horas de trabajo administrativo gestionando todo eso de forma manual.<\/p>\n\n\n\n<p>Para la mayor\u00eda de las empresas en M\u00e9xico, ese n\u00famero es mayor de lo que esperan. Y para las empresas que se dedican a rentar <a href=\"https:\/\/www.santisoluciones.com\/blog\/4-hacks-de-gestion-para-tu-flotilla-de-impresion\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">flotillas de impresi\u00f3n<\/a>, entender bien qu\u00e9 es la gesti\u00f3n de impresi\u00f3n, y c\u00f3mo se hace correctamente, es parte central del servicio que ofrecen a sus clientes.<\/p>\n\n\n\n<p>Este blog explica qu\u00e9 es la gesti\u00f3n de impresi\u00f3n, cu\u00e1les son sus componentes, qu\u00e9 problemas resuelve y c\u00f3mo se diferencia de un esquema de impresi\u00f3n sin control, con datos de la industria y ejemplos aplicados al contexto mexicano.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Gesti\u00f3n de impresi\u00f3n: qu\u00e9 es y qu\u00e9 abarca en la operaci\u00f3n de una empresa<\/h2>\n\n\n\n<p>La gesti\u00f3n de impresi\u00f3n, tambi\u00e9n conocida en el sector como MPS <em>(Managed Print Services)<\/em> o <a href=\"https:\/\/www.santisoluciones.com\/blog\/tag\/servicios-administrados-de-impresion-en-mexico\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Servicios Administrados de Impresi\u00f3n<\/a> (SAI), es el modelo mediante el cual una empresa externaliza o estructura internamente el control de toda su infraestructura de impresi\u00f3n. <\/p>\n\n\n\n<p>B\u00e1sicamente es un modelo de gesti\u00f3n que abarca desde el inventario de dispositivos hasta la pol\u00edtica de qui\u00e9n puede imprimir qu\u00e9, pasando por el monitoreo de consumibles, la atenci\u00f3n a fallas y la facturaci\u00f3n seg\u00fan uso real.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1366\" height=\"584\" src=\"https:\/\/www.santisoluciones.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/Monitoreo-de-impresoras-1366x584.jpg\" alt=\"Gesti\u00f3n y monitoreo de impresoras\" class=\"wp-image-2537\" srcset=\"https:\/\/www.santisoluciones.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/Monitoreo-de-impresoras-1366x584.jpg 1366w, https:\/\/www.santisoluciones.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/Monitoreo-de-impresoras-300x128.jpg 300w, https:\/\/www.santisoluciones.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/Monitoreo-de-impresoras-768x328.jpg 768w, https:\/\/www.santisoluciones.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/Monitoreo-de-impresoras-1536x656.jpg 1536w, https:\/\/www.santisoluciones.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/Monitoreo-de-impresoras-2048x875.jpg 2048w\" sizes=\"auto, (max-width: 1366px) 100vw, 1366px\" \/><figcaption class=\"wp-element-caption\">Gesti\u00f3n y monitoreo de impresoras<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n<p>En la pr\u00e1ctica, la gesti\u00f3n de impresi\u00f3n implica tener respuesta clara para estas preguntas en todo momento:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>\u00bfCu\u00e1ntos equipos hay y d\u00f3nde est\u00e1n?<\/strong> El <a href=\"https:\/\/www.santisoluciones.com\/blog\/inventario-de-consumibles\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">inventario<\/a> actualizado de todos los dispositivos, con ubicaci\u00f3n, modelo y estado.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>\u00bfCu\u00e1nto imprime cada equipo?<\/strong> Lectura de contadores por equipo, por \u00e1rea y por per\u00edodo.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>\u00bfCu\u00e1nto cuesta cada p\u00e1gina?<\/strong> Costo real por impresi\u00f3n, desagregado entre blanco y negro y color.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>\u00bfQui\u00e9n imprime qu\u00e9?<\/strong> En sistemas con autenticaci\u00f3n, trazabilidad por usuario o departamento.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>\u00bfQu\u00e9 equipos necesitan mantenimiento?<\/strong> Alertas preventivas por nivel de t\u00f3ner, contador de p\u00e1ginas o historial de fallas.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>\u00bfHay equipos subutilizados o sobreutilizados?<\/strong> An\u00e1lisis de distribuci\u00f3n de carga de impresi\u00f3n para optimizar la flota.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"has-background-color has-primary-background-color has-text-color has-background has-link-color wp-elements-3015d70b7604a585b9f2ca88b4a3a294\"><strong>Cuando esas preguntas no tienen respuesta disponible, la impresi\u00f3n opera sin control: <\/strong>se compra t\u00f3ner de emergencia cuando se acaba, se llama al t\u00e9cnico cuando ya fall\u00f3 el equipo, y el gasto total se descubre a fin de a\u00f1o cuando ya no hay nada que hacer.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">El problema real: imprimir sin gesti\u00f3n cuesta m\u00e1s de lo que parece<\/h2>\n\n\n\n<p>La realidad es que la impresi\u00f3n es uno de los <a href=\"https:\/\/www.scotiabank.com.mx\/glosario-financiero\/gasto-operativo.aspx\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">gastos operativos<\/a> menos monitoreados en las empresas. No tiene una l\u00ednea de presupuesto tan visible como la n\u00f3mina o la renta, pero se distribuye entre consumibles, mantenimiento, papel y tiempo administrativo de una forma que hace dif\u00edcil ver el total. <\/p>\n\n\n\n<p><strong>El resultado es que muchas organizaciones gastan m\u00e1s de lo que creen <\/strong>en sus equipos de impresi\u00f3n, y menos de lo que podr\u00edan si gestionaran bien esa infraestructura.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"has-primary-color has-text-color has-link-color wp-elements-d78ea4ca0560d4f8cce3a718a6aecc26\"><em>\u00abEl 89% de los tomadores de decisiones de TI afirma que los servicios administrados de impresi\u00f3n son importantes para sus iniciativas de transformaci\u00f3n digital. El 71% espera incrementar su inversi\u00f3n en MPS en el pr\u00f3ximo a\u00f1o.\u00bb<\/em><\/p>\n\n\n\n<p><a href=\"https:\/\/quocirca.com\/content\/managed-print-services-redefined\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Quocirca \u2013 Managed Print Services Redefined, 2025<\/a> (una encuesta a 400 tomadores de decisi\u00f3n en EUA, Reino Unido, Francia y Alemania)<\/p>\n\n\n\n<p>El mercado da se\u00f1ales claras de esta tendencia. <a href=\"https:\/\/www.imarcgroup.com\/mexico-managed-print-services-market\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Seg\u00fan IMARC Group<\/a>, el mercado de Servicios Administrados de Impresi\u00f3n en M\u00e9xico alcanz\u00f3 los 793.4 millones de d\u00f3lares en 2025 y proyecta un crecimiento anual de 6.58% hasta 2034, cuando llegar\u00eda a 1,432 millones. <\/p>\n\n\n\n<p class=\"has-background-color has-primary-background-color has-text-color has-background has-link-color wp-elements-2820bd784f228ea9cd72c28d579f3982\">En pocas palabras, no es un mercado que crece porque imprimir est\u00e9 de moda: <strong>crece porque las empresas est\u00e1n reconociendo que gestionar bien su infraestructura de impresi\u00f3n genera ahorros medibles.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"900\" height=\"600\" src=\"https:\/\/www.santisoluciones.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2026\/10\/Importancia-de-la-gestion-de-impresion.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-3935\" srcset=\"https:\/\/www.santisoluciones.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2026\/10\/Importancia-de-la-gestion-de-impresion.jpg 900w, https:\/\/www.santisoluciones.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2026\/10\/Importancia-de-la-gestion-de-impresion-300x200.jpg 300w, https:\/\/www.santisoluciones.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2026\/10\/Importancia-de-la-gestion-de-impresion-768x512.jpg 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 900px) 100vw, 900px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<p>Sin embargo El problema tiene dos caras. <\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>La primera es el costo directo:<\/strong> t\u00f3ner comprado sin planificaci\u00f3n, equipos con m\u00e1s capacidad de la necesaria en algunos departamentos y menos en otros, mantenimiento correctivo que siempre es m\u00e1s caro que el preventivo.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>La segunda es el costo invisible: <\/strong>el tiempo que alguien dedica a resolver fallas, a coordinar pedidos de <a href=\"https:\/\/www.santisoluciones.com\/blog\/los-consumibles-para-impresoras-masimportantes\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">consumibles<\/a>, a responder a los usuarios que reportan problemas. Ese tiempo rara vez aparece en una factura, pero existe.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Los componentes de una gesti\u00f3n de impresi\u00f3n bien estructurada<\/h2>\n\n\n\n<p>Ahora bien, la realidad es que una gesti\u00f3n de impresi\u00f3n efectiva no implica solo el <a href=\"https:\/\/www.santisoluciones.com\/blog\/optimiza-tu-servicio-tecnico-para-impresoras\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">servicio t\u00e9cnico<\/a>. Es un conjunto de elementos que, funcionando de forma integrada, dan visibilidad y control sobre toda la operaci\u00f3n. <\/p>\n\n\n\n<p>Estos son los componentes que no deben faltar:<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Inventario y monitoreo de la flota<\/h3>\n\n\n\n<p>El punto de partida de cualquier modelo de gesti\u00f3n de impresi\u00f3n es saber exactamente qu\u00e9 equipos existen, d\u00f3nde est\u00e1n y en qu\u00e9 estado se encuentran. <\/p>\n\n\n\n<p>El <a href=\"https:\/\/www.santisoluciones.com\/blog\/que-hace-un-software-de-monitoreo-de-impresion\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">monitoreo <\/a>continuo permite tener en todo momento el estado de cada dispositivo: nivel de t\u00f3ner, contador de p\u00e1ginas, alertas de mantenimiento y estado de conectividad. Sin ese inventario actualizado, cualquier decisi\u00f3n sobre la flota se toma a ciegas.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Lectura de contadores y facturaci\u00f3n por uso<\/h3>\n\n\n\n<p>En el modelo de renta de impresoras, la lectura de <a href=\"https:\/\/www.santisoluciones.com\/blog\/contadores-de-impresion-herramienta-indispensable-para-2025\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">contadores de impresi\u00f3n<\/a> es el proceso que alimenta la facturaci\u00f3n: cu\u00e1ntas p\u00e1ginas imprimi\u00f3 cada equipo en el per\u00edodo, cu\u00e1ntas est\u00e1n dentro del volumen contratado y cu\u00e1ntas son excedente. <\/p>\n\n\n\n<p>Hacerlo manualmente, con visitas presenciales o llamadas para que el cliente reporte el n\u00famero,  es lento, propenso a errores y dif\u00edcil de escalar. Los sistemas de lectura autom\u00e1tica de contadores resuelven ese cuello de botella y aseguran que la factura mensual refleje el consumo real sin fricciones.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Gesti\u00f3n de consumibles e insumos<\/h3>\n\n\n\n<p>El control de consumibles incluye el monitoreo de niveles de t\u00f3ner por equipo, la generaci\u00f3n de alertas antes de que se agoten y la coordinaci\u00f3n del reabastecimiento. <\/p>\n\n\n\n<p>Con un modelo bien gestionado, el proveedor de impresi\u00f3n conoce el nivel de t\u00f3ner de cada equipo antes de que el cliente necesite reportarlo, y puede planificar la entrega con anticipaci\u00f3n. Eso elimina las compras de emergencia (que siempre son m\u00e1s caras) y reduce las interrupciones operativas por falta de insumos.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"900\" height=\"600\" src=\"https:\/\/www.santisoluciones.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2026\/10\/Gestion-de-impresion-Santi-Soluciones.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-3934\" srcset=\"https:\/\/www.santisoluciones.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2026\/10\/Gestion-de-impresion-Santi-Soluciones.jpg 900w, https:\/\/www.santisoluciones.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2026\/10\/Gestion-de-impresion-Santi-Soluciones-300x200.jpg 300w, https:\/\/www.santisoluciones.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2026\/10\/Gestion-de-impresion-Santi-Soluciones-768x512.jpg 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 900px) 100vw, 900px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Mantenimiento preventivo y correctivo<\/h3>\n\n\n\n<p>Una gesti\u00f3n de impresi\u00f3n bien estructurada no espera a que el equipo falle para actuar. El <a href=\"https:\/\/www.santisoluciones.com\/blog\/mantenimiento-preventivo-como-sinonimo-de-rentabilidad\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">mantenimiento preventivo<\/a> (limpieza, revisi\u00f3n de componentes de desgaste, actualizaci\u00f3n de firmware) reduce significativamente la frecuencia de fallas y extiende la vida \u00fatil de los equipos. <\/p>\n\n\n\n<p>Cuando ocurre una falla correctiva, el historial del equipo disponible en el sistema permite diagnosticar m\u00e1s r\u00e1pido y resolverlo con menos visitas. La gesti\u00f3n de \u00f3rdenes de servicio, tiempos de respuesta y cierre de tickets es parte integral de este componente.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Reportes y an\u00e1lisis de consumo<\/h3>\n\n\n\n<p>La gesti\u00f3n de impresi\u00f3n genera datos que, analizados correctamente, producen decisiones de negocio. \u00bfQu\u00e9 equipos tienen el costo por p\u00e1gina m\u00e1s alto? \u00bfQu\u00e9 departamentos o clientes imprimen m\u00e1s de lo contratado? \u00bfHay equipos que llevan meses sin reportar actividad? <\/p>\n\n\n\n<p>Los reportes peri\u00f3dicos permiten identificar oportunidades de optimizaci\u00f3n, detectar anomal\u00edas y justificar decisiones de inversi\u00f3n o ajuste de flota con datos concretos.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Impresi\u00f3n sin gesti\u00f3n vs. impresi\u00f3n gestionada: qu\u00e9 cambia en la operaci\u00f3n<\/h2>\n\n\n\n<p><strong>\u00bfPuede una empresa operar sin una gesti\u00f3n de impresi\u00f3n? <\/strong>S\u00ed, si puede. Sin embargo, la diferencia entre operar con y sin un modelo de gesti\u00f3n de impresi\u00f3n no siempre es visible en el d\u00eda a d\u00eda. <\/p>\n\n\n\n<p>Se vuelve evidente cuando aparece una falla no anticipada, cuando llega una auditor\u00eda de costos o cuando un cliente pregunta cu\u00e1nto imprimi\u00f3 el mes pasado y nadie tiene la respuesta. <\/p>\n\n\n\n<p>La siguiente tabla resume las diferencias m\u00e1s relevantes:<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1313\" height=\"768\" src=\"https:\/\/www.santisoluciones.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2026\/10\/Impreson-sin-gestionar-vs-impresion-gestionada-1313x768.jpg\" alt=\"Impresi\u00f3n sin gesti\u00f3n vs. impresi\u00f3n gestionada\" class=\"wp-image-3930\" srcset=\"https:\/\/www.santisoluciones.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2026\/10\/Impreson-sin-gestionar-vs-impresion-gestionada-1313x768.jpg 1313w, https:\/\/www.santisoluciones.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2026\/10\/Impreson-sin-gestionar-vs-impresion-gestionada-300x175.jpg 300w, https:\/\/www.santisoluciones.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2026\/10\/Impreson-sin-gestionar-vs-impresion-gestionada-768x449.jpg 768w, https:\/\/www.santisoluciones.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2026\/10\/Impreson-sin-gestionar-vs-impresion-gestionada-1536x898.jpg 1536w, https:\/\/www.santisoluciones.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2026\/10\/Impreson-sin-gestionar-vs-impresion-gestionada.jpg 1876w\" sizes=\"auto, (max-width: 1313px) 100vw, 1313px\" \/><figcaption class=\"wp-element-caption\">Impresi\u00f3n sin gesti\u00f3n vs. impresi\u00f3n gestionada<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Caso de estudio:<\/strong> lo que cambia cuando una empresa adopta gesti\u00f3n de impresi\u00f3n<\/h2>\n\n\n\n<p>Una empresa de servicios contables en Monterrey tiene 12 equipos de impresi\u00f3n distribuidos en tres pisos. <strong>Lleva tres a\u00f1os operando sin un sistema de gesti\u00f3n: <\/strong>los contadores los reporta manualmente la recepcionista cada fin de mes, el <a href=\"https:\/\/www.ctr-international.com.mx\/toner\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">t\u00f3ner <\/a>se pide cuando alguien avisa que se acab\u00f3, y los t\u00e9cnicos llegan cuando algo falla. El costo mensual de impresi\u00f3n est\u00e1 diluido entre varias partidas del presupuesto y nadie tiene el n\u00famero exacto.<\/p>\n\n\n\n<p>En una revisi\u00f3n interna, el director administrativo decide implementar un modelo de gesti\u00f3n de impresi\u00f3n con su proveedor de equipos. En los primeros 90 d\u00edas ocurren tres cosas que no esperaba.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>La primera: <\/strong>dos de los 12 equipos tienen un costo por p\u00e1gina que casi duplica al de los dem\u00e1s por su antig\u00fcedad y la frecuencia de fallas. Est\u00e1n en los departamentos con menor volumen de impresi\u00f3n, pero su mantenimiento consume una parte desproporcionada del presupuesto. Con esa informaci\u00f3n, se toma la decisi\u00f3n de reemplazarlos.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>La segunda: <\/strong>el monitoreo de contadores revela que tres equipos en el piso de auditor\u00eda imprimen consistentemente por encima del volumen contratado, mientras que los equipos del \u00e1rea de recursos humanos est\u00e1n subutilizados. La flota se redistribuye sin costo adicional.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>La tercera: <\/strong>el reabastecimiento de t\u00f3ner pasa a ser autom\u00e1tico. El sistema alerta al proveedor cuando el nivel de cualquier equipo baja del 20%, y el cartucho llega antes de que alguien necesite reportarlo. Las interrupciones por falta de t\u00f3ner desaparecen del d\u00eda a d\u00eda.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><strong>Al cabo de seis meses, el director administrativo tiene por primera vez un n\u00famero claro: <\/strong>cu\u00e1nto cuesta imprimir en su empresa, por departamento y por equipo. Ese n\u00famero es la base desde la que se pueden tomar decisiones reales.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1366\" height=\"683\" src=\"https:\/\/www.santisoluciones.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/06\/Software-de-gestion-empresarial-para-la-renta-de-impresoras-1366x683.jpg\" alt=\"Software de gestio\u0301n empresarial para la renta de impresoras\" class=\"wp-image-3253\" srcset=\"https:\/\/www.santisoluciones.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/06\/Software-de-gestion-empresarial-para-la-renta-de-impresoras-1366x683.jpg 1366w, https:\/\/www.santisoluciones.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/06\/Software-de-gestion-empresarial-para-la-renta-de-impresoras-300x150.jpg 300w, https:\/\/www.santisoluciones.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/06\/Software-de-gestion-empresarial-para-la-renta-de-impresoras-768x384.jpg 768w, https:\/\/www.santisoluciones.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/06\/Software-de-gestion-empresarial-para-la-renta-de-impresoras-1536x768.jpg 1536w, https:\/\/www.santisoluciones.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/06\/Software-de-gestion-empresarial-para-la-renta-de-impresoras.jpg 1600w\" sizes=\"auto, (max-width: 1366px) 100vw, 1366px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Gesti\u00f3n de impresi\u00f3n como servicio: lo que diferencia a los mejores proveedores<\/h2>\n\n\n\n<p>Y regresando a las empresas que se dedican a rentar impresoras; la gesti\u00f3n de impresi\u00f3n no es solo un beneficio que ofrecen a sus clientes. Es la estructura que sostiene su propio negocio. <\/p>\n\n\n\n<p class=\"has-background-color has-primary-background-color has-text-color has-background has-link-color wp-elements-5ffff446b69d99d0ce9dfc7414b71c38\"><strong>Un proveedor que gestiona bien su flota puede <\/strong>responder m\u00e1s r\u00e1pido a fallas, facturar con exactitud seg\u00fan el consumo real, anticipar el reabastecimiento de insumos y tomar decisiones informadas sobre qu\u00e9 equipos renovar y cu\u00e1ndo.<\/p>\n\n\n\n<p>Lo que diferencia a un proveedor de renta de impresoras que gestiona bien su operaci\u00f3n de uno que no lo hace no suele verse en los primeros meses de una relaci\u00f3n comercial. Se hace evidente con el tiempo: en la precisi\u00f3n de las facturas, en el tiempo de respuesta ante fallas, en la capacidad de presentar reportes de consumo cuando el cliente los pide y en la ausencia de sorpresas al final del contrato.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"has-primary-color has-text-color has-link-color wp-elements-5fbd89ca36bf5964564dda818ce3cfca\"><em>\u00abLos compradores de MPS quieren beneficios demostrables de productividad y rentabilidad, adem\u00e1s de herramientas anal\u00edticas para monitorear y reportar mejoras. El 42% de los compradores est\u00e1 abierto a cambiar de proveedor cuando venza su contrato.\u00bb<\/em><\/p>\n\n\n\n<p><a href=\"https:\/\/quocirca.com\/content\/managed-print-services-redefined\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Quocirca \u2013 Managed Print Services Redefined, 2025<\/a><\/p>\n\n\n\n<p>El mercado lo confirma: <a href=\"https:\/\/esemanal.mx\/2024\/10\/digitalizacion-y-sostenibilidad-principales-impulsores-de-oportunidades-en-el-mercado-de-mps-en-mexico-en-2025\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">seg\u00fan eSemanal<\/a>, el mercado de MPS en M\u00e9xico crece entre 5% y 7% anual, impulsado por la digitalizaci\u00f3n y la demanda de mayor visibilidad operativa. Los clientes que contratan servicios de renta de impresoras en M\u00e9xico esperan cada vez m\u00e1s que su proveedor les ofrezca <a href=\"https:\/\/www.santisoluciones.com\/blog\/trazabilidad-el-radar-que-protege-tu-rentabilidad\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">trazabilidad<\/a>, control y proactividad; no solo un equipo funcionando.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Los errores m\u00e1s comunes en la gesti\u00f3n de impresi\u00f3n de empresas medianas<\/h2>\n\n\n\n<p>\u00bfSab\u00edas que la mayor\u00eda de los problemas en la gesti\u00f3n de impresi\u00f3n no son t\u00e9cnicos? Son organizativos. <\/p>\n\n\n\n<p>Estas son las fallas m\u00e1s frecuentes que impiden que un modelo de gesti\u00f3n funcione correctamente:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>No tener un inventario actualizado de la flotilla:<\/strong> sin saber exactamente cu\u00e1ntos equipos hay y en qu\u00e9 estado se encuentran, cualquier decisi\u00f3n sobre consumibles, mantenimiento o renovaci\u00f3n se toma con informaci\u00f3n incompleta.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Depender de la lectura manual de contadores:<\/strong> el proceso manual genera errores, retrasos en la <a href=\"https:\/\/www.santisoluciones.com\/blog\/facturacion-como-realizarla-correctamente\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">facturaci\u00f3n<\/a> y fricciones con el cliente. Es uno de los primeros procesos que debe automatizarse.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Gestionar el t\u00f3ner de forma reactiva:<\/strong> comprar cuando se acaba significa comprar en urgencia, con menor capacidad de negociaci\u00f3n y con interrupciones operativas que se podr\u00edan haber evitado.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>No distinguir el costo por p\u00e1gina de cada equipo:<\/strong> todos los equipos de una flota no cuestan lo mismo por p\u00e1gina. Sin ese dato, es imposible identificar qu\u00e9 equipos est\u00e1n drenando el margen y cu\u00e1les son m\u00e1s eficientes.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Tratar el mantenimiento como un gasto impredecible:<\/strong> el mantenimiento preventivo tiene un costo conocido y planificable. El correctivo siempre es m\u00e1s caro y menos conveniente. Las empresas que invierten en preventivo reducen significativamente los costos totales de mantenimiento.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>No generar reportes de consumo peri\u00f3dicos:<\/strong> sin reportes, no hay forma de identificar tendencias, detectar equipos problem\u00e1ticos ni presentar informaci\u00f3n al cliente cuando la solicita. Los datos que el sistema genera solo tienen valor si alguien los analiza y act\u00faa sobre ellos.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">SANTI: el ERP que convierte la gesti\u00f3n de impresi\u00f3n en una operaci\u00f3n controlada<\/h2>\n\n\n\n<p>Si, la gesti\u00f3n de impresi\u00f3n es una estrategia indispensable para los negocios en M\u00e9xico. Sin embargo, para que funcione, requiere informaci\u00f3n centralizada, procesos automatizados y visibilidad en tiempo real. Cuando esos tres elementos dependen de la memoria de tu personal e informaci\u00f3n dispersa; la gesti\u00f3n esta en riesgo.<\/p>\n\n\n\n<div style=\"text-align: center;\">\n<iframe loading=\"lazy\" src=\"https:\/\/www.facebook.com\/plugins\/post.php?href=https%3A%2F%2Fwww.facebook.com%2FSantiSoluciones%2Fposts%2Fpfbid0id5P8gKtL9RC9873mT2BD2Gk6hg5U1oA2VAbNtrotiX2FvFu6Du5PEZzkbXRhiEhl&#038;show_text=true&#038;width=500\" width=\"500\" height=\"699\" style=\"border:none;overflow:hidden\" scrolling=\"no\" frameborder=\"0\" allowfullscreen=\"true\" allow=\"autoplay; clipboard-write; encrypted-media; picture-in-picture; web-share\"><\/iframe>\n<\/div>\n\n\n\n<p>La soluci\u00f3n para los que rentan impresoras es <a href=\"https:\/\/www.santisoluciones.com\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">SANTI.<\/a> Un sistema ERP dise\u00f1ado espec\u00edficamente para empresas que se dedican a la renta de impresoras en M\u00e9xico. Integra en una sola plataforma la lectura autom\u00e1tica de contadores, la gesti\u00f3n de <a href=\"https:\/\/www.santisoluciones.com\/blog\/llenar-un-contrato-de-arrendamiento\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">contratos de arrendamiento<\/a>, la facturaci\u00f3n por consumo real, el control de inventario, las \u00f3rdenes de servicio y la trazabilidad completa de flotillas de impresi\u00f3n. <\/p>\n\n\n\n<p>El resultado es que la gesti\u00f3n de impresi\u00f3n deja de ser un proceso que alguien coordina manualmente y se convierte en un flujo de informaci\u00f3n que el sistema sostiene. Eso libera tiempo, reduce errores y le da al negocio los datos que necesita para tomar mejores decisiones.<\/p>\n\n\n\n<p>\u00bfTe gustar\u00eda saber c\u00f3mo lo hace? Agenda una sesi\u00f3n con nuestros expertos.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Preguntas frecuentes sobre gesti\u00f3n de impresi\u00f3n<\/h2>\n\n\n\n<div data-wp-context=\"{ &quot;autoclose&quot;: false, &quot;accordionItems&quot;: [] }\" data-wp-interactive=\"core\/accordion\" role=\"group\" class=\"wp-block-accordion is-layout-flow wp-block-accordion-is-layout-flow\">\n<div data-wp-class--is-open=\"state.isOpen\" data-wp-context=\"{ &quot;id&quot;: &quot;accordion-item-1&quot;, &quot;openByDefault&quot;: false }\" data-wp-init=\"callbacks.initAccordionItems\" data-wp-on-window--hashchange=\"callbacks.hashChange\" class=\"wp-block-accordion-item is-layout-flow wp-block-accordion-item-is-layout-flow\">\n<h3 class=\"wp-block-accordion-heading\"><button aria-expanded=\"false\" aria-controls=\"accordion-item-1-panel\" data-wp-bind--aria-expanded=\"state.isOpen\" data-wp-on--click=\"actions.toggle\" data-wp-on--keydown=\"actions.handleKeyDown\" id=\"accordion-item-1\" type=\"button\" class=\"wp-block-accordion-heading__toggle\"><span class=\"wp-block-accordion-heading__toggle-title\">\u00bfLa gesti\u00f3n de impresi\u00f3n es solo para empresas grandes?<\/span><span class=\"wp-block-accordion-heading__toggle-icon\" aria-hidden=\"true\">+<\/span><\/button><\/h3>\n\n\n\n<div inert aria-labelledby=\"accordion-item-1\" data-wp-bind--inert=\"!state.isOpen\" id=\"accordion-item-1-panel\" role=\"region\" class=\"wp-block-accordion-panel is-layout-flow wp-block-accordion-panel-is-layout-flow\">\n<p>No. Aunque los modelos m\u00e1s complejos de MPS suelen verse en grandes corporativos, los principios de la gesti\u00f3n de impresi\u00f3n como inventario actualizado, monitoreo de consumo, mantenimiento preventivo y facturaci\u00f3n por uso real; aplican a cualquier empresa con m\u00e1s de tres o cuatro equipos. Para una PyME, el beneficio m\u00e1s inmediato suele ser la reducci\u00f3n del tiempo administrativo que se dedica a gestionar fallas e insumos de forma reactiva.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<div data-wp-class--is-open=\"state.isOpen\" data-wp-context=\"{ &quot;id&quot;: &quot;accordion-item-2&quot;, &quot;openByDefault&quot;: false }\" data-wp-init=\"callbacks.initAccordionItems\" data-wp-on-window--hashchange=\"callbacks.hashChange\" class=\"wp-block-accordion-item is-layout-flow wp-block-accordion-item-is-layout-flow\">\n<h3 class=\"wp-block-accordion-heading\"><button aria-expanded=\"false\" aria-controls=\"accordion-item-2-panel\" data-wp-bind--aria-expanded=\"state.isOpen\" data-wp-on--click=\"actions.toggle\" data-wp-on--keydown=\"actions.handleKeyDown\" id=\"accordion-item-2\" type=\"button\" class=\"wp-block-accordion-heading__toggle\"><span class=\"wp-block-accordion-heading__toggle-title\">\u00bfCu\u00e1nto puede reducirse el costo de impresi\u00f3n con una buena gesti\u00f3n?<\/span><span class=\"wp-block-accordion-heading__toggle-icon\" aria-hidden=\"true\">+<\/span><\/button><\/h3>\n\n\n\n<div inert aria-labelledby=\"accordion-item-2\" data-wp-bind--inert=\"!state.isOpen\" id=\"accordion-item-2-panel\" role=\"region\" class=\"wp-block-accordion-panel is-layout-flow wp-block-accordion-panel-is-layout-flow\">\n<p>Las cifras var\u00edan seg\u00fan el punto de partida de cada empresa, pero los rangos que reporta la industria van del 20% al 30% de reducci\u00f3n en el costo total de impresi\u00f3n en el primer a\u00f1o de implementaci\u00f3n de un modelo gestionado. Los ahorros provienen principalmente de la consolidaci\u00f3n de equipos subutilizados, la eliminaci\u00f3n de compras de emergencia de consumibles, la reducci\u00f3n de fallas correctivas por mantenimiento preventivo y la identificaci\u00f3n de equipos con costo por p\u00e1gina desproporcionado.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<div data-wp-class--is-open=\"state.isOpen\" data-wp-context=\"{ &quot;id&quot;: &quot;accordion-item-3&quot;, &quot;openByDefault&quot;: false }\" data-wp-init=\"callbacks.initAccordionItems\" data-wp-on-window--hashchange=\"callbacks.hashChange\" class=\"wp-block-accordion-item is-layout-flow wp-block-accordion-item-is-layout-flow\">\n<h3 class=\"wp-block-accordion-heading\"><button aria-expanded=\"false\" aria-controls=\"accordion-item-3-panel\" data-wp-bind--aria-expanded=\"state.isOpen\" data-wp-on--click=\"actions.toggle\" data-wp-on--keydown=\"actions.handleKeyDown\" id=\"accordion-item-3\" type=\"button\" class=\"wp-block-accordion-heading__toggle\"><span class=\"wp-block-accordion-heading__toggle-title\">\u00bfQu\u00e9 diferencia hay entre gesti\u00f3n de impresi\u00f3n y servicios administrados de impresi\u00f3n (SAI)?<\/span><span class=\"wp-block-accordion-heading__toggle-icon\" aria-hidden=\"true\">+<\/span><\/button><\/h3>\n\n\n\n<div inert aria-labelledby=\"accordion-item-3\" data-wp-bind--inert=\"!state.isOpen\" id=\"accordion-item-3-panel\" role=\"region\" class=\"wp-block-accordion-panel is-layout-flow wp-block-accordion-panel-is-layout-flow\">\n<p>Son t\u00e9rminos que se usan de forma intercambiable, aunque con un matiz: la gesti\u00f3n de impresi\u00f3n puede referirse al modelo interno con el que una empresa administra sus propios equipos, mientras que los servicios administrados de impresi\u00f3n (SAI o MPS) implican generalmente que un tercero (el proveedor), asume la responsabilidad de gestionar toda esa infraestructura. En el contexto de la renta de impresoras, el proveedor ofrece el SAI como parte del servicio: no solo entrega el equipo, sino que gestiona su operaci\u00f3n durante todo el contrato.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<div data-wp-class--is-open=\"state.isOpen\" data-wp-context=\"{ &quot;id&quot;: &quot;accordion-item-4&quot;, &quot;openByDefault&quot;: false }\" data-wp-init=\"callbacks.initAccordionItems\" data-wp-on-window--hashchange=\"callbacks.hashChange\" class=\"wp-block-accordion-item is-layout-flow wp-block-accordion-item-is-layout-flow\">\n<h3 class=\"wp-block-accordion-heading\"><button aria-expanded=\"false\" aria-controls=\"accordion-item-4-panel\" data-wp-bind--aria-expanded=\"state.isOpen\" data-wp-on--click=\"actions.toggle\" data-wp-on--keydown=\"actions.handleKeyDown\" id=\"accordion-item-4\" type=\"button\" class=\"wp-block-accordion-heading__toggle\"><span class=\"wp-block-accordion-heading__toggle-title\">\u00bfQu\u00e9 datos se necesitan para empezar a gestionar bien una flota de impresi\u00f3n?<\/span><span class=\"wp-block-accordion-heading__toggle-icon\" aria-hidden=\"true\">+<\/span><\/button><\/h3>\n\n\n\n<div inert aria-labelledby=\"accordion-item-4\" data-wp-bind--inert=\"!state.isOpen\" id=\"accordion-item-4-panel\" role=\"region\" class=\"wp-block-accordion-panel is-layout-flow wp-block-accordion-panel-is-layout-flow\">\n<p>El punto de partida son tres datos por equipo: el n\u00famero de serie (que identifica el activo de forma \u00fanica), el contador actual de p\u00e1ginas (que establece la l\u00ednea base de consumo) y la ubicaci\u00f3n. Con esos tres datos y un sistema que los centralice, es posible construir gradualmente el modelo de gesti\u00f3n: monitoreo de consumo, alertas de insumos, historial de mantenimiento y reportes por per\u00edodo.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<div data-wp-class--is-open=\"state.isOpen\" data-wp-context=\"{ &quot;id&quot;: &quot;accordion-item-5&quot;, &quot;openByDefault&quot;: false }\" data-wp-init=\"callbacks.initAccordionItems\" data-wp-on-window--hashchange=\"callbacks.hashChange\" class=\"wp-block-accordion-item is-layout-flow wp-block-accordion-item-is-layout-flow\">\n<h3 class=\"wp-block-accordion-heading\"><button aria-expanded=\"false\" aria-controls=\"accordion-item-5-panel\" data-wp-bind--aria-expanded=\"state.isOpen\" data-wp-on--click=\"actions.toggle\" data-wp-on--keydown=\"actions.handleKeyDown\" id=\"accordion-item-5\" type=\"button\" class=\"wp-block-accordion-heading__toggle\"><span class=\"wp-block-accordion-heading__toggle-title\">\u00bfC\u00f3mo saber si la flota de impresi\u00f3n de una empresa necesita optimizarse?<\/span><span class=\"wp-block-accordion-heading__toggle-icon\" aria-hidden=\"true\">+<\/span><\/button><\/h3>\n\n\n\n<div inert aria-labelledby=\"accordion-item-5\" data-wp-bind--inert=\"!state.isOpen\" id=\"accordion-item-5-panel\" role=\"region\" class=\"wp-block-accordion-panel is-layout-flow wp-block-accordion-panel-is-layout-flow\">\n<p>Hay se\u00f1ales claras: equipos que fallan con frecuencia sin que se conozca el historial de intervenciones, compras de t\u00f3ner que sorprenden por su frecuencia o costo, usuarios que se quejan de impresoras lentas o sobrecargadas mientras otras est\u00e1n casi sin uso, y facturas de mantenimiento que var\u00edan mucho mes a mes sin una explicaci\u00f3n clara. Cualquiera de esas se\u00f1ales indica que la flota no est\u00e1 siendo gestionada con informaci\u00f3n suficiente.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<div data-wp-class--is-open=\"state.isOpen\" data-wp-context=\"{ &quot;id&quot;: &quot;accordion-item-6&quot;, &quot;openByDefault&quot;: false }\" data-wp-init=\"callbacks.initAccordionItems\" data-wp-on-window--hashchange=\"callbacks.hashChange\" class=\"wp-block-accordion-item is-layout-flow wp-block-accordion-item-is-layout-flow\">\n<h3 class=\"wp-block-accordion-heading\"><button aria-expanded=\"false\" aria-controls=\"accordion-item-6-panel\" data-wp-bind--aria-expanded=\"state.isOpen\" data-wp-on--click=\"actions.toggle\" data-wp-on--keydown=\"actions.handleKeyDown\" id=\"accordion-item-6\" type=\"button\" class=\"wp-block-accordion-heading__toggle\"><span class=\"wp-block-accordion-heading__toggle-title\">\u00bfCada cu\u00e1nto debe revisarse la estrategia de gesti\u00f3n de impresi\u00f3n?<\/span><span class=\"wp-block-accordion-heading__toggle-icon\" aria-hidden=\"true\">+<\/span><\/button><\/h3>\n\n\n\n<div inert aria-labelledby=\"accordion-item-6\" data-wp-bind--inert=\"!state.isOpen\" id=\"accordion-item-6-panel\" role=\"region\" class=\"wp-block-accordion-panel is-layout-flow wp-block-accordion-panel-is-layout-flow\">\n<p>Lo m\u00ednimo es una revisi\u00f3n anual que analice los datos de consumo del a\u00f1o, compare el costo por p\u00e1gina por equipo, identifique equipos candidatos a renovaci\u00f3n y eval\u00fae si la distribuci\u00f3n de la flota sigue siendo adecuada para el volumen de impresi\u00f3n actual. En empresas con flotas grandes o con contratos de renta activos, revisiones trimestrales permiten ajustes m\u00e1s \u00e1giles y detectar tendencias antes de que se conviertan en problemas.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Fuentes:<\/h3>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list has-small-font-size\">\n<li>IMARC Group \u2013 <a href=\"https:\/\/www.imarcgroup.com\/mexico-managed-print-services-market\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Mexico Managed Print Services Market Size, Share, Trends and Forecast 2026-2034<\/a> \u2013 https:\/\/www.imarcgroup.com\/mexico-managed-print-services-market<\/li>\n\n\n\n<li>Quocirca \u2013 <a href=\"https:\/\/quocirca.com\/content\/managed-print-services-redefined\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Managed Print Services Redefined: MPS Vendor Landscape 2025<\/a> \u2013 https:\/\/quocirca.com\/content\/managed-print-services-redefined\/<\/li>\n\n\n\n<li>eSemanal \u2013 <a href=\"https:\/\/esemanal.mx\/2024\/10\/digitalizacion-y-sostenibilidad-principales-impulsores-de-oportunidades-en-el-mercado-de-mps-en-mexico-en-2025\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Digitalizaci\u00f3n y Sostenibilidad: Principales Impulsores de Oportunidades en el Mercado de MPS en M\u00e9xico en 2025<\/a> \u2013 https:\/\/esemanal.mx\/2024\/10\/digitalizacion-y-sostenibilidad-principales-impulsores-de-oportunidades-en-el-mercado-de-mps-en-mexico-en-2025\/<\/li>\n\n\n\n<li>Standley&#8217;s \u2013 <a href=\"https:\/\/www.standleys.com\/blog\/managed-print-services-statistics\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Managed Print Services Statistics<\/a> \u2013 https:\/\/www.standleys.com\/blog\/managed-print-services-statistics<\/li>\n\n\n\n<li>Interlace \u2013 <a href=\"https:\/\/interlace.com\/servicios-administrados-de-impresion-en-mexico\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Servicios Administrados de Impresi\u00f3n en M\u00e9xico<\/a> \u2013 https:\/\/interlace.com\/servicios-administrados-de-impresion-en-mexico\/<\/li>\n\n\n\n<li>Research and Markets \/ OpenPR \u2013 <a href=\"https:\/\/www.openpr.com\/news\/4638797\/managed-print-services-market-size-is-expected-to-reach-usd-95-3\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Managed Print Services Market Size Expected to Reach USD 95.3 Billion by 2034<\/a> \u2013 https:\/\/www.openpr.com\/news\/4638797\/managed-print-services-market-size-is-expected-to-reach-usd-95-3<\/li>\n<\/ul>\n<div class=\"gsp_post_data\" \r\n\t            data-post_type=\"post\" \r\n\t            data-cat=\"categoria-blog-client,categoria-blog-ecomm,categoria-blog-mps,categoria-blog-pos,categoria-blog-santi\" \r\n\t            data-modified=\"120\"\r\n\t            data-created=\"1793089907\"\r\n\t            data-title=\"\u00bfQu\u00e9 es la gesti\u00f3n de impresi\u00f3n y por qu\u00e9 es tan importante?\" \r\n\t            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