5 Consejos para tener una buena administración en tu empresa de Servicios Administrados de Impresión.

Existen numerosas cuestiones que surgen en el momento en el que decides emprender un negocio, sin embargo el punto central en el que te debes enfocar es en tener una buena administración en tu empresa de Servicios Administrados de Impresión. Esto implica el desarrollo de procesos, relación con clientes y empleados, implementación de los softwares correctos y mucho más.

Sin duda alguna la gestión de un almacén y su logística en empresas dedicadas al servicio administrado de impresión o renta y venta de impresoras, multifuncionales y equipo de oficina es un factor clave y en muchas ocasiones diferencial, ya que si se lleva a cabo de manera correcta los resultados se verán reflejados en una disminución de costes así como en clientes felices y satisfechos con el servicio.

Al hablar de logística dentro de las operaciones de la empresa una de las áreas clave es la gestión del almacén, pues esta área es responsable de dos tareas básicas, primero de que los servicios prometidos a tus clientes se lleven a cabo en tiempo y forma y segundo que las operaciones sean eficientes en movimientos y espacio físico requerido.

Sin duda alguna la gestión de un almacén y logística en empresas dedicadas al servicio administrado de impresión o renta y venta de impresoras, multifuncionales y equipo de oficina es un factor clave y en muchas ocasiones diferencial, ya que si se lleva a cabo de manera correcta los resultados se verán reflejados en una disminución de costes así como en clientes felices y satisfechos con el servicio.

Al hablar de logística dentro de las operaciones de la empresa una de las áreas clave es la gestión de un almacén, pues esta área es responsable de dos tareas básicas, primero de que los servicios prometidos a tus clientes se lleven a cabo en tiempo y forma y segundo que las operaciones sean eficientes en movimientos y espacio físico requerido

Problemas más habituales al llevar la gestión de un almacén

Según cifras del INEGI en México existen alrededor de 4,100,00 PyMES, de las cuales solo el 10% emplea algún tipo de herramienta tecnológica, los motivos de esto van en función del desconocimiento de su implementación, así como de los beneficios de la misma.

En los últimos tiempos la modernización tecnológica no ha hecho más que crecer a pasos agigantados permitiendo que las pequeñas y medianas empresas, sin importar su giro, impulsen su competitividad empresarial. Para muchos esto sería un proceso natural y hasta podría parecer obvio, sin embargo según datos arrojados por el INEGI (Instituto Nacional de Estadística y Geografía), en México existen alrededor de 4,100,000 de PyMES y menos del 10% de estas emplean algún tipo de herramienta tecnológica que les permita eficientar sus procesos.

¿Por qué las pequeñas y medianas empresas en México no invierten en tecnología?

En pleno siglo XXI, atravesando la era de la digitalización, algunas de las razones por las que las PyMES no consideran importante invertir en tecnología son:

1)     Los propietarios o altos directivos de las empresas no están abiertos al cambio, argumentando que su conocimiento no es posible entregárselo a una máquina.

Nada hará que una empresa sea redituable si ésta no cuenta con procesos de productividad optimizados. Para poder entender bien cómo lograr esta optimización dentro de una empresa de Servicios Administrados de Impresión (MPS), comenzaremos por entender lo que es productividad, cuya definición en el sitio web economipedia se señala como:

Una medida económica que calcula cuántos bienes y servicios se han producido por cada factor utilizado (trabajador, capital, tiempo, costos, etc.) durante un período determinado. Por ejemplo, cuanto produce al mes un trabajador o cuánto produce una maquinaria.

Esto se traduce en el correcto manejo de los recursos para la realización y alcance de una meta.

Los softwares de productividad optimizan las tareas diarias de una oficina, permitiendo la automatización de procesos, reducción en tiempos, disminución a errores humanos o duplicidad de labores. Utilizando la tecnología de forma correcta se tiene la capacidad de multiplicar la productividad de las personas y por ende de la empresa misma.

Los diferentes softwares de productividad para Servicios Administrados de Impresión (MPS)

Como cada empresa de Servicios Administrados de Impresión está compuesta de diferentes áreas, empresas especializadas en el desarrollo de softwares para MPS , han creado programas que cubren diferentes necesidades, tales como:

Cuando tu empresa de MPS cuenta con una extensa plantilla de técnicos que brindan soporte a los servicios administrados de impresión, o en otras palabras, los técnicos que brindan soporte a impresoras o multifuncionales, es muy común que lo único que sepas de ellos es que pasan la mayor parte del día en campo,por lo que es fundamental saber su ubicación durante sus jornadas laborales ya que esto te permitirá estar al tanto del tiempo que dedican a cada actividad o tarea, de esta manera podrás medir el nivel de productividad, así como las áreas de oportunidad que se presenten, siempre orientados a mantener la satisfacción de tus clientes, logrando fidelizar la relación.

Para lograr esto en tu empresa debes implementar una aplicación que te permita rastrear la ruta que realizan tus técnicos, así como el tiempo que dedicaron a cada tarea y la ubicación en tiempo real de quienes se mantienen fuera de la oficina.

Dentro de las ventajas de una correcta gestión del tiempo en el trabajo de los técnicos de servicios de las empresas que se dedican a la renta de impresoras, multifuncionales, copiadoras o equipos de oficina logran:

En una época en donde la digitalización es cada vez más común y la competitividad en el mercado va en aumento, lograr una excelente relación con tus clientes y mejorar el servicio brindado es fundamental para marcar la diferencia y así obtener una ventaja sobre los competidores, pero aún más importante, para lograr tener clientes felices.

Mejorando la relación con tus clientes

Los siguientes 5 consejos que a continuación te brindamos buscan sumarse a tu estrategia de atención al cliente para apoyarte a mejorar tanto la comunicación negocio-cliente a través de una sólida y más duradera conexión:

Reconocidos por sus siglas en inglés como MPS, los Servicios Administrados de Impresión son soluciones que permiten administrar y controlar tanto los procesos de impresión como toda la documentación interna de la empresa, teniendo como resultado una mejora considerable en el entorno productivo.

Teniendo conocimiento sobre quién, cuánto y qué es lo que se imprime, se logra una mejor planeación estratégica y por ende una disminución en costos y resultados eficaces.