Hablar de finanzas y contabilidad suele ser un tema de dolor de cabeza para muchos, incluyendo a dueños de pequeñas y medianas empresas, puesto que existen movimientos de ingresos y egresos de manera diaria, es por esto que decidimos escribir este artículo, donde enlistamos de manera sencilla las 5 cosas que debes considerar al calcular tus finanzas en tu control de renta de impresoras.

Con esto te será más sencillo tener una idea clara y precisa de los recursos económicos con los que cuenta tu empresa dedicada a la venta y control de renta de impresoras, copiadoras y multifuncionales y así puedas tomar las mejores decisiones financieras.

Conociendo la terminología, “Activos circulantes”

Para poder comprender bien la importancia de llevar unas finanzas sanas, comenzamos conociendo los términos básicos, mismos que podemos ubicar rápidamente en un sistema para control de renta de impresoras, empezando por los activos circulantes, son aquellos que representan la cantidad con la que se dispone para ser utilizada o invertida. De igual manera se incluyen todos los distintos tipos de ingresos y así como los activos que pueden convertirse en efectivo en un corto plazo.

Ahora sí, comenzamos con nuestra lista:

#1 Cuentas por cobrar

¿Sabes para qué sirven las cuentas por cobrar? Sin duda este es uno de los conceptos que debes tomar en cuenta para tener un cálculo más certero de tus finanzas, ya que se conocen como parte de los pagos provenientes de clientes a quienes ya brindaste tus servicios o productos, son activos circulantes. En resumen, es dinero que debes recibir a corto plazo y podrás utilizar dentro del flujo de efectivo.

#2 Inventario

Este es uno de los aspectos que muchos omiten al no verlo como dinero físico, así que tú no lo hagas. Al tener en cuenta el valor que representan estos bienes sabrás, conforme se vayan vendiendo, cuánto dinero podrás hacer circular. ¡Recuerda! Contar con excesos en almacén puede ser contraproducente si este representa costos más elevados de su mismo valor y el valor que tienen en el mercado.

Sobre los “Pasivos a corto plazo”

Seguramente has escuchado hablar sobre los “pasivos a corto plazo” y si no, aquí te decimos una breve explicación. Los pasivos a corto plazo son todos aquellos gastos fijos, que deben liquidarse en el menor tiempo, como los pagos por servicios, compra de material y pagos pendientes programados.

#3 Impuestos a pagar

El tercer punto de nuestra lista suele ser de los más olvidados y de los más importantes, y son los impuestos que se deben liquidar en materia fiscal. Si tu negocio está debidamente formalizado es tu deber cumplir con los pagos tributarios correspondientes de acuerdo a las transacciones que realizas. Dentro de estos egresos están los pagos de IVA (Impuesto al Valor Agregado) e ISR (Impuesto Sobre la Renta).

#4 Intereses de préstamos

Si tu empresa de MPS cuenta con préstamos de tarjetas de crédito o solicitados para invertir en capital de trabajo, es muy importante tener en cuenta los intereses que estos generan. Es importante tener muy presente esta cantidad para realizar los pagos en tiempo y forma y evitar que la cantidad que se paga en intereses aumente por pagos tardíos.

#5 Remuneraciones pendientes

Por último, recuerda identificar la cantidad exacta de todas aquellas remuneraciones que tienes pendientes hacia tus empleados. Estos son un pasivo importante y que además del pago normal de la nómina, se tiene que calcular para poder tener una buena administración de los recursos económicos y evitar problemas de liquidez a futuro.

¿Quieres mejorar el estado de tus finanzas?

Si después de haber realizado el cálculo tu cifra es negativa o si quieres mejorar el estado de tus finanzas puedes echar mano de estrategias en áreas específicas, por ejemplo en el caso de egresos o gastos, puedes utilizar tu materia prima de manera más eficiente, evaluar y contactar con proveedores que ofrezcan, son acciones sencillas que te ayudarán a disminuirlos.

Por otro lado, si buscas incrementar tus activos, puedes invertir en ofrecer una mayor variedad de productos, preparar un plan para crecer tu negocio o idear un plan nuevo de cobranza que sea más ágil.

Ahora que conoces las cosas que debes considerar para calcular y  mejorar tus finanzas, tratar de aprovechar tus recursos para incrementar el valor de tu negocio SAI (Servicios Administrados de Impresión) y generar mayores ingresos en la industria de la renta de copiadoras.

Tip para tu control de renta de copiadoras:

Haciendo uso de un sistema administrativo para el control de renta de copiadoras como SANTI podrás tener análisis de datos de reportes financieros rápidos, confiables y visuales, así como conocer en tiempo real los ingresos y egresos que se están facturando en tu negocio con un solo clic y el debido registro de los movimientos anteriores.

De varios años atrás hemos sido testigos de cómo la tecnología ha ido filtrándose en todos los ramos de nuestra vida, tanto personal como profesional, marcando una notoria diferencia. Y tomando esto como referencia, fue que decidimos escribir éste artículo, para cuestionarnos e invitarlos a reflexionar sobre la situación de nuestra industria y la definición del negocio entre: Renta de impresoras y multifuncionales vs. Servicios Administrados de Impresión.

Tanto PyMES como empresas multinacionales han encontrado el beneficio contable y operativo que otorga el dedicarse a la venta y renta de impresoras y multifuncionales para sus negocios, ya que en su mayoría ofrecen deducción de impuestos y contar con equipos de tecnología avanzada que se renueva de manera periódica, evitando así que los negocios se queden con equipos obsoletos que se devalúan rápidamente.

Según cifras del INEGI en México existen alrededor de 4,100,00 PyMES, de las cuales solo el 10% emplea algún tipo de herramienta tecnológica, los motivos de esto van en función del desconocimiento de su implementación, así como de los beneficios de la misma.

En los últimos tiempos la modernización tecnológica no ha hecho más que crecer a pasos agigantados permitiendo que las pequeñas y medianas empresas, sin importar su giro, impulsen su competitividad empresarial. Para muchos esto sería un proceso natural y hasta podría parecer obvio, sin embargo según datos arrojados por el INEGI (Instituto Nacional de Estadística y Geografía), en México existen alrededor de 4,100,000 de PyMES y menos del 10% de estas emplean algún tipo de herramienta tecnológica que les permita eficientar sus procesos.

¿Por qué las pequeñas y medianas empresas en México no invierten en tecnología?

En pleno siglo XXI, atravesando la era de la digitalización, algunas de las razones por las que las PyMES no consideran importante invertir en tecnología son:

1)     Los propietarios o altos directivos de las empresas no están abiertos al cambio, argumentando que su conocimiento no es posible entregárselo a una máquina.

Nada hará que una empresa sea redituable si ésta no cuenta con procesos de productividad optimizados. Para poder entender bien cómo lograr esta optimización dentro de una empresa de Servicios Administrados de Impresión (MPS), comenzaremos por entender lo que es productividad, cuya definición en el sitio web economipedia se señala como:

Una medida económica que calcula cuántos bienes y servicios se han producido por cada factor utilizado (trabajador, capital, tiempo, costos, etc.) durante un período determinado. Por ejemplo, cuanto produce al mes un trabajador o cuánto produce una maquinaria.

Esto se traduce en el correcto manejo de los recursos para la realización y alcance de una meta.

Los softwares de productividad optimizan las tareas diarias de una oficina, permitiendo la automatización de procesos, reducción en tiempos, disminución a errores humanos o duplicidad de labores. Utilizando la tecnología de forma correcta se tiene la capacidad de multiplicar la productividad de las personas y por ende de la empresa misma.

Los diferentes softwares de productividad para Servicios Administrados de Impresión (MPS)

Como cada empresa de Servicios Administrados de Impresión está compuesta de diferentes áreas, empresas especializadas en el desarrollo de softwares para MPS , han creado programas que cubren diferentes necesidades, tales como:

Cuando tu empresa de MPS cuenta con una extensa plantilla de técnicos que brindan soporte a los servicios administrados de impresión, o en otras palabras, los técnicos que brindan soporte a impresoras o multifuncionales, es muy común que lo único que sepas de ellos es que pasan la mayor parte del día en campo,por lo que es fundamental saber su ubicación durante sus jornadas laborales ya que esto te permitirá estar al tanto del tiempo que dedican a cada actividad o tarea, de esta manera podrás medir el nivel de productividad, así como las áreas de oportunidad que se presenten, siempre orientados a mantener la satisfacción de tus clientes, logrando fidelizar la relación.

Para lograr esto en tu empresa debes implementar una aplicación que te permita rastrear la ruta que realizan tus técnicos, así como el tiempo que dedicaron a cada tarea y la ubicación en tiempo real de quienes se mantienen fuera de la oficina.

Dentro de las ventajas de una correcta gestión del tiempo en el trabajo de los técnicos de servicios de las empresas que se dedican a la renta de impresoras, multifuncionales, copiadoras o equipos de oficina logran:

En una época en donde la digitalización es cada vez más común y la competitividad en el mercado va en aumento, lograr una excelente relación con tus clientes y mejorar el servicio brindado es fundamental para marcar la diferencia y así obtener una ventaja sobre los competidores, pero aún más importante, para lograr tener clientes felices.

Mejorando la relación con tus clientes

Los siguientes 5 consejos que a continuación te brindamos buscan sumarse a tu estrategia de atención al cliente para apoyarte a mejorar tanto la comunicación negocio-cliente a través de una sólida y más duradera conexión:

Reconocidos por sus siglas en inglés como MPS, los Servicios Administrados de Impresión son soluciones que permiten administrar y controlar tanto los procesos de impresión como toda la documentación interna de la empresa, teniendo como resultado una mejora considerable en el entorno productivo.

Teniendo conocimiento sobre quién, cuánto y qué es lo que se imprime, se logra una mejor planeación estratégica y por ende una disminución en costos y resultados eficaces.