¿Te gustaría mejorar la administración y contabilidad de tu empresa? Cualquier negocio dedicado a la renta de impresoras necesita la infraestructura básica para operar de manera adecuada y además ser rentable. En el proceso esto puede parecer complicado y ser confuso, por eso aquí te hablaremos sobre cómo llevar la administración y contabilidad de tu empresa de Servicios Administrados de Impresión (SAI).
La administración y contabilidad son áreas que a nivel operativo, dentro de cualquier empresa, se apoyan mutuamente a pesar de sus diferencias. La contabilidad es mucho más limitada que la administración, pues se centra en números y no en sistemas, productos o clientes.
Por otro lado, la administración le facilita al área contable las cifras necesarias para hacer el correcto seguimiento operativo de la empresa. Mientras que la contabilidad facilita la información a los administradores para reducir costos o mejorar negociaciones rentables.
Las principales diferencias entre administración y contabilidad
Como lo platicamos anteriormente, la administración y contabilidad de las empresas tienen una relación estrecha, que suele confundirse una con la otra; sin embargo sí tienen diferencias, como las que mencionamos aquí:
- Por su definición:
- La administración es una serie de funciones empresariales en las que se ejecutan funciones específicas por parte del propietario o del equipo laboral de la empresa.
- La contabilidad gestiona las funciones financieras estratégicas, planifica los presupuestos y realiza los informes financieros y la supervisión fiscal de la organización.
- Por sus responsabilidades:
- Dentro de las empresas el área administrativa tiene la responsabilidad de la mayoría de las tareas operativas. Como la fabricación de productos, la parte comercial, la publicidad entre otras, considerando siempre que estos elementos también interactúan entre sí.
- El departamento de contabilidad, es responsable de realizar procesos financieros detallados de las operaciones ejecutadas por la empresa y le hace seguimiento a las ventas y gastos que se dividen en diferentes categorías.
- Por los controles:
- Cada empresa tiene sus propias reglas y procesos dentro de sus operaciones. En la administración los controles se dividen en funciones entre los departamentos y los colaboradores y se define cuáles son los departamentos que pueden autorizar la ejecución de actividades. Así como el desarrollo de los sistemas de verificación.
- En el área de contabilidad también se establecen controles, pero son más bien internos: como reglamentos y procesos que permitan proteger las finanzas, los registros, tasas, revisiones y evaluaciones económicas de la empresa.
- Por atributos financieros:
- En las áreas administrativas no se realiza ningún tipo de proceso contable o fiscal.
- En las áreas contables se enfocan exclusivamente a las actividades financieras.
- Por la ejecución de actividades:
- Los departamentos administrativos realizan actividades de la empresa como seguimiento de contratos, revisión de los seguros correspondientes y las políticas de la ley.
- La gran mayoría de las empresas cuenta con un auditor interno que labora en el departamento de contabilidad; y es el encargado de auditar los registros, elaborar informes para los accionistas y procesar facturas, manejar solicitudes de nómina, recibir pagos y preparar los impuestos de la empresa.
- Por el sistema laboral:
- La administración se encarga de la empresa en general y se ocupa del sistema financiero futuro de la organización.
- La contabilidad se concentra principalmente en el sistema financiero y en todo lo relacionado con los gastos de la empresa.
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En resumen, la administración y contabilidad de una empresa son áreas similares, sin embargo, tienen sus diferencias y podemos decir que la principal es que la administración realiza actividades de gestión operativa que influyen en el desarrollo de la empresa, mientras que la contabilidad hace los registros financieros e informes que ayudan a la toma de decisiones.
Algunos tips para controlar los ingresos y egresos de tu empresa SAI son:
- Planifica tus compras
- Mantén control de tu inventario
- Educa a tu equipo de trabajo
- Visualiza constantemente tus cuentas por pagar
- Invierte en herramientas tecnológicas que te permitan automatizar procesos
Las empresas que se dedican a la renta de impresoras, multifuncionales y equipo de oficina cuentan con características administrativas y contables muy particulares, con esto en mente, se desarrolló el único software en México que cubre cada una de estas áreas.
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