¿Le das seguimiento a tus órdenes de servicio? Es importante recordar que dentro de la industria de los Servicios Administrados de Impresión; los procesos se vuelven requisitos indispensables para un correcto funcionamiento de la empresa; desde el primer contacto del cliente hasta el cierre de la venta o servicio.

Actualmente muchas empresas se encuentran en la búsqueda de la automatización de procesos, ya que es muy común que las tareas del día a día se acumulen al grado de hacer que los colaboradores pierdan de vista la importancia que tienen dentro de los procesos las órdenes de servicio.

Sin embargo, saber cómo preparar e implementar este documento permite optimizar el desempeño de las diferentes áreas involucradas. Así que para que todo marche como se debe, aquí te dejamos algunos tips para mejorar tu servicio al cliente con un mejor seguimiento a órdenes de servicio.

¿Qué son las órdenes de servicio?

La Orden de Servicio (OS) es un documento en el que se formaliza el trabajo a realizar para un cliente específico. Así, cuando un cliente tiene una solicitud de servicio, se cierra el trato entre el administrador o un empleado y la persona atendida, se emite una orden de servicio para que exista una comunicación interna indispensable sobre un trabajo que debe realizarse.

Entonces, en la orden de servicio debe describirse la información e indicaciones necesarias sobre lo que se realizará, la fecha y el lugar, así como los datos sobre el cliente para poder identificarlo.

¿Para qué se usa una orden de servicio?

El documento sirve para ordenar de manera general un servicio a prestar. Es un soporte de datos importante – sobre el cliente, el servicio o recordatorios – y también es una especie de autorización para el inicio de un determinado servicio.

A partir de las notas especificadas en una orden de servicio, es posible que el gerente o el propietario de la empresa calcule los materiales que se utilizarán en esta entrega, así como el tipo y cantidad de mano de obra necesaria para realizar con éxito el servicio, dentro del plazo estipulado.

Lo anterior servirá como un soporte importante para controlar existencias y optimizar su gestión financiera.

¿Cómo se hacen las órdenes de servicio?

Las ordenes de servicio pueden variar mucho de una empresa a otra, pero en general debe contener la siguiente información:

• Fecha de la solicitud
• Nombre de la persona que solicita el servicio
• Nombre del responsable que llevará a cabo dicho servicio
• Folio o número del servicio para poder identificarlo cuando sea necesario
• Descripción del servicio a realizar
• Descripción de materiales que se requieren para dicho servicio
• Monto a cobrar y forma de pago

Este es un documento que debe personalizarse de acuerdo a los servicios, procesos y necesidades de cada empresa, no dudes en agregar o quitar la información que consideres de importancia para tu operación.

Tips para mejorar tu seguimiento a órdenes de servicio

Ya que sabemos lo necesario e importante de las órdenes de servicios, ahora veamos algunos tips que te ayudarán a mejorar tu servicio al cliente implementando este documeno y proceso en tu empresa:

Estandariza el formato

La estandarización de un documento de orden de trabajo es cada vez más simple. Hacer las notas a mano y con los lineamientos que cada técnico considera es cosa del pasado, aprovecha los avances tecnológicos y crea un formato digital.

Los formatos más comunes elegidos son archivos en Word, Excel o incluso PDF, que luego pueden imprimirse y entregarse al equipo técnico.

Integra y comunica a los colaboradores

Es importante que todos los colaboradores entiendan la importancia de llevar un control adecuado y ordenado a través de las órdenes de servicio, una vez que tengas el formato estandarizado y en digital compártelo con tus colaboradores para que todos implementen el mismo.

Familiariza a tus clientes con el formato

Tus clientes también deben saber lo necesario sobre los procesos que lleva tu empresa para ofrecerles un servicio, permíteles conocer tu formato para lograr una comunicación clara y sin malos entendidos.

SANTI: la herramienta que te ayuda con el seguimiento a órdenes de servicio

Una buena noticia para las empresas que se dedican a la renta y venta de impresoras y multifuncionales es que existen herramientas tecnológicas diseñadas específicamente para cubrir sus necesidades administrativas y operativas.

SANTI Soluciones es el único software ERP en México desarrollado bajo los lineamientos y procesos que requiere la industria SAI. Con este programa podrás crear y dar seguimiento a órdenes de servicio, elaborarlas desde cero y hacer los envíos automáticos.

Al digitalizar sus documentos y crear un formulario, la orden de servicio se genera automáticamente, ingresando datos básicos, y puedes registrar campos extra, además de los que ya forman parte de tu modelo estándar.

Los técnicos, a su vez, pueden desde su teléfono celular completar información y generar los informes para entregar interna o externamente.

Sin duda invertir en tecnología es fundamental para ofrecer servicios de calidad ¿Qué estás esperando para hacer más ágil tu empresa y mejorar la satisfacción de tus clientes? No dudes en contactarnos y solicitar una DEMO GRATIS.