Servicios Administrados de Impresión. Según cifras del INEGI en México existen alrededor de 4,100,00 PyMES, de las cuales solo el 10% emplea algún tipo de herramienta tecnológica, los motivos de esto van en función del desconocimiento de su implementación, así como de los beneficios de la misma.
En nuestro artículo anterior, tratamos este tema más a detalle, sin embargo, enlistamos de manera breve algunas de las ventajas de recurrir a herramientas en empresas dedicadas a los Servicios Administrados de Impresión:
- Integración de la información: Al tener toda la información concentrada en un solo lugar, se logra una mejora en los procesos internos de las diferentes áreas de la empresa.
- Toma de decisiones oportunas: Las herramientas o softwares dedicados, generan reportes automáticos que detectan anomalías o áreas de oportunidad que requieren tomas de decisiones a corto plazo.
- Información en tiempo real: Permite contar con información actualizada, al instante y desde dónde se encuentra el usuario.
- Mejor atención al cliente: La conectividad y accesibilidad de estas herramientas permiten una atención oportuna al cliente, por lo que hay un incremento en el nivel de satisfacción del usuario.
Sobre los mitos y hechos de aplicar ERP en Servicios de Impresión Gestionada
En la industria del MPS (Manage Print Services por sus siglas en inglés) existe una gran cantidad de mitos por los que las empresas dedicadas a este servicio continúan creyendo que su negocio no está calificado, o peor aún, “no necesitan” implementar ningún tipo de solución tecnológica, pero no hay nada más falso que esto, por eso les presentamos la siguiente lista sobre los 10 mitos y hechos de los Servicios Administrados de Impresión:
Mito 1: Mi operación es especial e inigualable, solo yo sé cómo se hacen las cosas en esta industria
Hecho: Las empresas que se dedican a la renta de equipos de impresión y multifuncionales tienen en común más del 80% de sus actividades diarias. Lo que ha permitido el desarrollo de herramientas y softwares que optimicen muchas de las funciones de las áreas que integran la empresa.
Mito 2: Debo revisar y mejorar mis procesos para poder implementar un sistema o una solución
Hecho: No es necesario inventar el hilo negro, ¿no te gusta la idea de que alguien más se equivoque y te de la solución antes de que lo mismo te pase a ti?<
Mito 3: La actividad más importante en la empresa son las ventas
Hecho: Si bien es cierto, el área encargada de las ventas es importante en la cadena de producción, también las demás áreas de tu empresa aportan valor o pérdidas al negocio, por ello requieren herramientas específicas que hagan más eficientes sus procesos.
Mito 4: Si ya tengo utilidades no importan las pérdidas, no son significativas
Hecho: Si el estado actual de tus utilidades es positivo, ¡enhorabuena! Porque implementando la tecnología adecuada pueden ser mejores, incluso sin tener clientes o proyectos nuevos.
Mito 5: No es importante cómo se hacen las cosas, lo que importa es el resultado
Hecho: En todas las empresas dedicadas al servicio de impresión gestionada, se pueden pedir mejores resultados a los colaboradores de manera más fácil, cuando les proporcionas el entorno adecuado para el cumplimiento de sus tareas, esto incluye el uso de las herramientas especializadas en el ramo.
Mito 6: Un cambio de sistema solo es más trabajo y la gente lo rechazará, ahora ya tienen una forma de hacer las cosas
Hecho: Mantener una mente abierta para adecuarnos a los avances tecnológicos ayuda a comprender y optimizar el uso de tus recursos y la gente adopta el cambio cuando los beneficios son relevantes
Mito 7: Mi empresa aún no necesita un sistema especial, somos muy pequeños y esperaremos a crecer para adoptarlo
Hecho: Uno de los factores que hacen que una empresa sea exitosa sin importar el tamaño o la cantidad de colaboradores, es crearla con bases sólidas y bien estructuradas, cuya función sea la de mejorar los procesos y flujos de trabajo. Además, los ERP tienen más de 50 años en el mercado, ¿sigues creyendo que tu empresa no lo necesita?
Mito 8: Un cambio de sistemas es proyecto de TI
Hecho: Los proyectos de tecnología para las empresas que ofrecen el servicio de renta de impresoras, multifuncionales y equipos de oficina han dejado de ser proyectos del área de “sistemas” para convertirse en proyectos de la dirección general y de estrategia del negocio<
Mito 9: Es obvio para todos, lo que deben hacer para que la empresa consiga ganancias
Hecho: Considerar como “obvias” tareas y responsabilidades en cualquier nivel de la empresa es un error fatal. Si quieres resultados óptimos y favorables, las cosas verdaderamente importantes, deben estar perfectamente claras.
Mito 10: Implementar un nuevo sistema es muy caro
Hecho: Las empresas en México se rehúsan a implementar tecnología porque lo primero en lo que piensan es en el costo, cuando deberían pensar primero en los objetivos y con base en ellos definir cuando un costo es alto o no, si no lo haces así solamente estás pensando en un lado de la moneda.
¿Reconociste y te identificaste con alguno de estos mitos?
Si tu respuesta es afirmativa, llegó el momento de evaluar en dónde se encuentra tu empresa de Servicios Administrados de Impresión respecto a su nivel tecnológico, está en tus manos ser parte de ese 10% de PyMES que han tomado la decisión de mejorar sus operaciones y servicios gracias a los múltiples beneficios que tiene el uso de las herramientas desarrolladas especialmente para la industria MPS.
