Gestionar una flotilla de impresión no es solo asegurarse de que los equipos tengan tóner y estén funcionando al 100. Es, en realidad, administrar una serie de factores, tareas y datos que involucran a varios departamentos de tu negocio.
El problema es que muchos dueños de negocios que rentan impresoras ven a su flotilla como un conjunto de equipos aislados, cuando en realidad deberían verla como una unidad estratégica de generación de flujo. Es decir, si no tienes ojos en cada impresora, copiadora o multifuncional, tu rentabilidad se está escapando en cada hoja impresa.
Así que para que tu empresa sea ese referente en los Servicios Administrados de Impresión en tu ciudad, debes evitar errores que pueden estar poniendo en riesgo tu rentabilidad. A continuación, desglosamos las fallas más comunes y la estrategia que deberías implementar hoy mismo para proteger tu capital.
Lo que NO debes hacer vs. Lo que SÍ hará crecer tu negocio
Como en cualquier negocio de servicio, en la renta de impresoras, la diferencia entre el éxito y el estancamiento, está en la capacidad de respuesta y la precisión de los datos. No puedes permitirte operar bajo suposiciones cuando tienes miles de dólares distribuidos en las oficinas de tus clientes.
1. El error de las «visitas por bomberazo» vs. el mantenimiento predictivo
Enviar al servicio técnico de impresoras solo porque el cliente llamó molesto es la forma más rápida de quemar tu margen de utilidad en gasolina, viáticos y urgencias. En pocas palabras, la reactividad es un síntoma de falta de control sobre tu propia flotilla de impresión.
- LO QUE NO DEBES HACER: Operar como un servicio de emergencias, esperando a que el equipo falle para actuar. Esto detiene la productividad de tu cliente y eleva tus costos operativos.
- LO QUE SÍ DEBES HACER: Implementar un monitoreo digital para tus órdenes de servicio (OS) que te permita ver alertas de servicio antes de que la máquina se bloquee.
Según IBM en su análisis sobre el mantenimiento predictivo, aplicarlo puede resultar en una reducción del 5-15% en el tiempo de inactividad de las instalaciones y un aumento del 5-20% en la productividad laboral, permitiéndote además, planificar mejor las rutas de mantenimiento para tu equipo técnico.
2. Contadores «a ojo» vs. lecturas automáticas sincronizadas
Si tu proceso de facturación depende de que alguien anote las lecturas de impresión manualmente, tienes una fuga de dinero garantizada. Un error de dedo en un contador no es solo un descuido administrativo; es dinero que tu empresa deja de cobrar o una disputa segura con un cliente insatisfecho.
- LO QUE NO DEBES HACER: Confiar en fotos de WhatsApp, correos del cliente o notas en papel para registrar las hojas impresas con tu flotilla de impresión.
- LO QUE SÍ DEBES HACER: Automatizar la recolección de lecturas directamente desde la red. Te recomendamos algunos sistemas como PrintAudit, 3Manager & NDD, quienes son los especialistas en los contadores automáticos de impresión.
¿Por qué es tan importante que dejes atrás la operación manual? La transformación digital no es solo teoría, impacta directamente en tu bolsillo. Al implementarla, logras que tu eficiencia operativa suba un 40%, aceleras tu comercialización en un 36% y, lo más importante, elevas el cumplimiento de las expectativas de tus clientes un 35%
3. Tóners «por sentimiento» vs. Gestión de suministros basada en datos
Muchos dueños envían consumibles simplemente porque el cliente dice que «ya se ve clarito». Sin un cruce de información, estás enviando tóners que terminan almacenados en cajones del cliente, perdiendo el control de tu inventario y afectando tu flujo de caja.
- LO QUE NO DEBES HACER: Entregar insumos sin verificar si el volumen de impresión justifica el cambio. Es tu dinero el que se queda guardado en el escritorio de alguien más.
- LO QUE SÍ DEBES HACER: Establecer una trazabilidad donde cada entrega de insumo esté bloqueada hasta que el sistema valide que el equipo realmente ha consumido el cartucho anterior según los clics registrados. Si no hay clics, no hay envío.
4. Ignorar la depreciación vs. El análisis de rentabilidad por equipo
Mantener un equipo viejo en campo solo porque «todavía prende» es un error financiero grave. Una máquina que requiere visitas técnicas constantes es un «agujero negro» que absorbe las ganancias que generan tus equipos nuevos y eficientes.
- LO QUE NO DEBES HACER: Evaluar tu flotilla de impresión de forma global. No todas las máquinas te dan dinero; algunas te lo están quitando discretamente.
- LO QUE SÍ DEBES HACER: Llevar un historial de rentabilidad individual. Debes saber exactamente cuánto has gastado en cada número de serie. Si el costo de mantenimiento supera el margen del contrato, es momento de retirar ese equipo y renovar la inversión.
Al final del día, el objetivo principal de la depreciación es hacer coincidir el costo de un activo con los ingresos que genera a lo largo del tiempo, mejorando la precisión de los estados financieros.
SANTI: El centro de mando para tu flotilla de impresión
Gestionar correctamente una flotilla de impresión es humanamente imposible si no tienes las herramientas adecuadas que unifiquen el almacén, el servicio técnico y la administración. Necesitas un sistema que cuide tu dinero mientras tú te enfocas en vender más contratos.
Afortunadamente para ti y otras 200 empresas que ya lo usan está SANTI, un sistema de gestión diseñado para que dejes de ser un espectador de tu negocio y te conviertas en el director de una orquesta rentable.
Estos son algunos de los problemas que soluciona nuestro software para administrar rentas de impresoras:
- Facturación y cobranza: No tendrás números rojos en tu empresa al automatizar este proceso
- Control y reducción de costos de operación: Mejorará la producción de tu equipo pues habrá un mejor control en sus tareas y requerimientos
- Administración de arrendamiento, garantías o pólizas de servicio: No volverás a tener equipos olvidados
- Gestión de inventario: Tus clientes podrán tener el apoyo que necesiten pues tu inventario en consumibles estará actualizado
- Control de reportes de servicio para sus clientes: Tus clientes estarán bien atendidos en todo momento gracias al módulo desarrollado especialmente para ello.
No permitas que tu capital siga caminando sin supervisión. Es momento de tomar el control total de tu flotilla con SANTI, solicita una DEmo y da el primer paso.
Preguntas frecuentes:
1. ¿Por qué cambiar a un modelo preventivo si mi equipo técnico resuelve rápido las fallas?
Porque el costo de una «emergencia» siempre es mayor al de un mantenimiento programado. Operar como servicio de urgencias implica gastos logísticos no planeados y clientes insatisfechos por tiempos muertos. Implementar un monitoreo de alertas permite actuar antes de que la impresora se detenga, manteniendo la operatividad estable y los costos bajo control.
2. ¿Qué riesgos reales existen al tomar lecturas por WhatsApp o papel?
El principal riesgo es la pérdida de ingresos por errores de transcripción o falta de evidencia. Al automatizar este proceso con herramientas como PrintAudit o NDD, eliminas el factor humano. Esto garantiza que la facturación sea exacta y transparente, evitando disputas con los clientes y ahorrando horas hombre en la recolección de datos.
3. ¿Cómo sé si realmente debo enviar un suministro cuando el cliente lo solicita?
La mejor práctica es no basarse en la solicitud del usuario, sino en el volumen de impresión. Antes de despachar, se debe validar si el contador del equipo justifica el cambio. Bloquear entregas hasta cruzar los datos de uso real evita que los consumibles se acumulen en el inventario del cliente o se utilicen en equipos ajenos a tu flotilla.
4. ¿Por qué no es recomendable evaluar la rentabilidad de forma global?
Porque una visión general puede ocultar equipos que están generando pérdidas. No todas las impresoras consumen lo mismo ni requieren el mismo nivel de servicio. Llevar un historial de rentabilidad individual te permite identificar qué máquinas específicas están agotando tu margen y tomar decisiones basadas en datos sobre su permanencia en el sitio.
5. ¿Qué herramientas ofrece Santi para facilitar esta gestión?
Santi funciona como el núcleo que centraliza toda esta información. A diferencia de usar múltiples hojas de cálculo, la plataforma de Santi integra el monitoreo, la gestión de inventarios y el historial de rentabilidad en un solo lugar. Esto permite que el flujo de «Lo que SÍ debes hacer» se ejecute de forma automática, conectando las lecturas de los equipos directamente con tu facturación y control de suministros.
Fuentes:
- IBM – What is predictive maintenance?: https://www.ibm.com/think/topics/predictive-maintenance
- Finances Online – 72 Vital Digital Transformation Statistics: 2024 Spending, Adoption, Analysis & Data: https://financesonline.com/digital-transformation-statistics/
- Investopedia – Understanding Depreciation: Methods and Examples for Businesses: https://www.investopedia.com/terms/d/depreciation.asp