A muchos nos ha pasado que hemos adquirido algún producto o servicio que no era lo que esperábamos, sin embargo, estos resultados solo nos han afectado de manera personal pero, ¿qué pasa cuando tu elección puede afectar a toda tu empresa? Toma nota de estos 5 puntos clave a considerar para seleccionar un ERP adecuado a tu empresa de Servicios Administrados de Impresión.
Por desgracia, conocemos más de un caso de empresas que eligen implementar un software ERP genérico, sin antes haber evaluado las necesidades particulares de la empresa y sus clientes, y después de haber gastado varios miles de pesos en ese esfuerzo, se ven obligadas a detener la implementación.
Aunque quisiéramos que fuera diferente, es muy común que se de el arrepentimiento del comprador al haber adquirido un software que no les funcionará, dicho en números, hasta un 40% de las empresas se arrepienten de haber adquirido algún sistema ERP que no se alinea con sus procesos, ya sea comerciales, operativos o administrativos,
Como resultado, una herramienta tecnológica de este tipo, diseñada con premisas básicas y genéricas termina por no satisfacer las necesidades básicas de una empresa, y para que esto no te pase, aquí te decimos los puntos clave a considerar.
Lo que debes considerar para seleccionar el ERP indicado para tu SAI
Es importante tener en claro que los proveedores de Servicios Administrados de Impresión (SAI) pertenecen a una industria con necesidades muy específicas, por lo que implementar un ERP genérico no debería ser opción.
Si ya estás evaluando dar este importante paso, por favor considera lo siguiente:
1. Alineación de funciones y necesidades
Todas y cada una de las áreas de una empresa dedicada a la renta y venta de equipos de impresión, multifuncionales y compiadoras es importante, sin embargo suele darse prioridad a la implementación de herramientas centradas en resolver problemas a nivel comercial para reducir errores manuales.
Al buscar un sistema ERP, evalúa que las soluciones que te ofrece se alínean con las necesidades de cada una de las áreas de tu empresa.
2. Experiencia del proveedor
Antes de implementar cualquier software, asegúrate de la experiencia del proveedor en el rubro. Investiga casos de éxito en la implementación, actualizaciones, tiempo en el mercado. Si el proveedor con el que trabajarás no tiene muy claro las necesidades de tu industria, te sugerimos seguir buscando. Hoy en día existen opciones de ERP especializados, que requieren de muy pocas integraciones con otras herramientas y que son 100% funcionales.
3. Interfaz y experiencia de usuario
Una forma de asegurarse de que nadie en la organización utilice el nuevo software correctamente, o en absoluto, es elegir una solución que sea difícil de usar. Si la mayoría de los empleados que necesitan iniciar sesión no comprenden la interfaz o tienen dificultades para navegar en la plataforma, encontrarán soluciones que pueden no coincidir con las razones originales para comprar el software.
Por ejemplo, si la empresa elige una solución de informes de gastos móviles que hace un trabajo deficiente al escanear recibos, los usuarios buscarán configurar su propio software e importar datos al sistema financiero, posiblemente introduciendo errores en el proceso de informes.
4. Costo real de la inversión
Si bien el costo no es el factor más importante al elegir un software, es significativo. Puede haber muchos gastos ocultos, especialmente al seleccionar un software empresarial basado en suscripción. Por lo que deberás considerar:
- Tarifas de licencia
- Tarifa por usuario
- Mantenimiento anual
- Servicios de implementación
- Costos de actualización
- Costos y tarifas de integración de terceros
- Soporte
Todo esto puede sumarse rápidamente y, en algunos casos, puede que no sea evidente hasta que se complete la implementación. Por ejemplo, un gran proveedor de ERP cobra cuando los programas de terceros acceden a datos dentro del sistema ERP. Este no es un modelo de precios común, pero vale la pena investigar si se aplicará a cualquier proveedor elegido.
5. Soporte técnico
Lo más probable es que quienes tengan que ver con el software tendrán preguntas o habrán problemas que abordar y que el equipo de IT interno no pueda responder. Este último punto es tan impornate como los demás, y es que mientras evalúas el servicio del software empresarial, debes asegurarte de contar con el soporte técnico adecuado.
Tu proveedor debe contar con un equipo de soporte sólido que te brinde el apoyo necesario.
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