¿Tu negocio de renta de impresoras aún opera con procesos obsoletos? Imagina que un cliente llama porque necesita una copia urgente de su factura, pero tu equipo tarda horas buscando en carpetas físicas o en correos viejos. ¿Te ha pasado?

Esto solo tiene un mal final, ya que mientras el cliente se desespera, tú pierdes tiempo y todos terminan frustrados. Este es solo un ejemplo de cómo los procesos obsoletos pueden frenar a cualquier negocio, especialmente si rentas impresoras y quieres agregar valor a tus servicios.

La buena noticia es que hoy existen herramientas para transformar estos procesos de raíz. Veamos juntos algunos “ANTES y AHORA” para que descubras todo lo que un ERP para renta de impresoras puede hacer por tu operación.

Procesos obsoletos en el papeleo y creación de documentos

• Antes: Las órdenes de servicio, los contratos de renta de equipo y las facturas se archivaban en papel o se enviaban por correo sin control real. Era fácil perder información o duplicar datos.
• Ahora: Con un ERP, generas contratos digitales, firmas electrónicas y órdenes de trabajo automáticas; todo se guarda en un solo lugar y puedes consultarlo en segundos desde cualquier dispositivo.

¿Sabías que el 3% de los documentos físicos se pierden y el 7% se archivan en carpetas incorrectas? Cada hoja extraviada representa tiempo y dinero desperdiciado.

¿Qué hay del control de inventarios?

• Antes: Para saber cuántos tóner tenías disponible o qué refacción faltaba, necesitabas revisar a mano, confiar en hojas de cálculo y cruzar estos datos cada que fuera necesario.
• Ahora: Un ERP conecta el inventario con cada movimiento y mejoras seguimiento de consumibles y tóner: entradas, salidas, pedidos pendientes y lecturas de impresión; para que no falte nada cuando tus clientes más lo necesitan.

Reportes de rendimiento

• Antes: Hacías reportes de ventas, contratos o mantenimientos con datos desactualizados. Esto ocasiona que las decisiones se tomen tarde y en muchas ocasiones, a ciegas.
• Ahora: Un ERP te ofrece reportes automáticos y dashboards claros. Puedes ver cuántos equipos están activos, con el sistema de monitoreo adecuado incluso puedes saber cuántas copias se imprimen al mes y anticiparse a fallas o excesos de uso.

Se calcula que las empresas que usan análisis de rendimiento en general, toman decisiones hasta cinco veces más rápido que aquellas que operan con datos atrasados.

¿Cómo afectan los procesos obsoletos al servicio técnico?

• Antes: El técnico avisaba por WhatsApp, el vendedor por correo y tú tratabas de armar el rompecabezas para que tus clientes sepan que hoy tiene visita en sus instalaciones. Las órdenes de servicio se mezclaban y a veces se olvidaban.
• Ahora: Con un ERP todo queda registrado: avisos automáticos, seguimiento de tickets y recordatorios. Así nadie pierde de vista ninguna tarea.

¿Y la facturación de tus rentas?

• Antes: Los cierres de mes eran un dolor de cabeza. Ya que tu personal contable debía revisar contratos, lecturas, pagos, descuentos… Horas y horas de cálculos manuales y facturas que se enviaban tarde o con errores.
• Ahora: El ERP cruza datos, calcula lecturas de impresión, aplica precios especiales y genera facturas listas para enviarse o timbrarse. Tú solo revisas y das clic; incluso puedes automatizarlas para que se envíen en cualquier momento del día.

¿Cómo llevar esta optimización a tu empresa? Te presentamos SANTI. 

Mantener procesos obsoletos solo te hace perder tiempo, recursos y clientes. Automatizar tareas repetitivas, digitalizar documentos y tener visibilidad total de tu operación no es un lujo, es una necesidad si quieres crecer sin sorpresas.

En SANTI sabemos que cada minuto cuenta. Por eso, nuestro ERP especializado para negoscios de renta de impresoras está diseñado para optimizar estos procesos obsoletos y convertirlos en flujos simples, conectados y medibles.

Con SANTI puedes:

• Automatizar órdenes de servicio y facturas.
• Gestionar inventarios y contratos sin papel.
• Tener reportes en tiempo real para tomar mejores decisiones.
• Coordinar a tu equipo sin enredos.

No dejes que los procesos obsoletos sigan limitando tu operación. Escríbenos hoy y agenda una DEMO GRATIS para conocer todo lo que puedes optimizar con SANTI.