La trazabilidad es la capacidad de rastrear el historial, uso y ubicación de cada equipo para garantizar una facturación precisa, un mantenimiento proactivo y la máxima rentabilidad de los activos.
Si la trazabilidad no forma parte de tu estrategia actual, tu negocio de renta de impresoras podría estar en múltiples riesgos. Para conocer su impacto en tu negocio, basta con que entiendas que cada equipo que sale de tu almacén es, en la práctica, dinero tuyo caminando. Por lo que es imperativo que sepas TODO sobre su estado; y eso es lo que precisamente hace la trazabilidad.
Al ser tu capital el que está en juego, cada impresora, copiadora o multifuncional debe ser monitoreada con precisión quirúrgica.
Sin embargo, muchas empresas operan bajo una neblina administrativa: saben vagamente que el equipo está «con el cliente X», pero desconocen su historial real, cuántas refacciones ha devorado o si los excedentes de páginas se están cobrando (o regalando). Aquí es donde la trazabilidad deja de ser un concepto técnico, para convertirse en seguro financiero.
La trazabilidad no es solo saber la geolocalización de tus impresoras, es la capacidad de reconstruir el historial completo. Quién la tocó, qué pieza le cambió, cuánto tóner ha consumido vs. lo que ha impreso y en qué punto del contrato se encuentra. En pocas palabras, funciona como el historial clínico de la impresora que te permite tomar decisiones basadas en datos reales.
El costo de perderle el rastro a tu inversión
Para tu empresa, la falta de trazabilidad es la puerta abierta a la información fragmentada y, peor aún, a las fugas de dinero silenciosas. Cuando no tienes el control absoluto, te enfrentas a escenarios que destruyen tu margen y que, sin trazabilidad, pasan desapercibidos hasta que es demasiado tarde. Mira si estos ejemplos te suenan familiares:
- El «cambio por si las dudas»: ¿Esa pieza realmente falló o el técnico la cambió ‘por si las dudas’ al no saber qué le dolía a la máquina? Sin trazabilidad, estás tirando dinero en refacciones que aún tenían vida útil.
- El robo hormiga de insumos: ¿El cliente se acabó el tóner imprimiendo o se lo guardaron en un cajón porque nadie revisó cuántas hojas sacó? Si no cruzas contadores con entregas, estás regalando tu utilidad.
De acuerdo con IBM en su análisis sobre el mantenimiento predictivo, hay algunos algoritmos que crean modelos que predicen cuándo pueden surgir problemas potenciales en el futuro. Lo que mitiga el riesgo de que la impresora se descomponga más adelante. Esto puede resultar en menores costos de mantenimiento, una reducción de alrededor del 35-50 % en el tiempo de inactividad y un aumento del 20-40 % en la vida útil.
¿Pero si logras entender que sin trazabilidad, no hay forma de que los algoritmos puedan leer los datos de dichos equipos? En otras palabras, esto significa que para tu empresa, la trazabilidad no es solo orden, es la garantía para que tus impresoras duren más y te cuesten menos.
Los 3 pilares de una trazabilidad que genera dinero
Ahora bien, si quieres que tu empresa deje de operar a ciegas, necesitas implementar una trazabilidad de 360 grados. En esta estrategia no se trata de rellenar más papeles, sino de conectar los puntos de tu operación:
- Trazabilidad del activo (el expediente de vida): Cada equipo debe tener un «ADN» digital. Desde su número de serie, descripción, marca, modelo y factura; hasta el historial de cada cliente por el que ha pasado. Si un equipo te da problemas constantes, la trazabilidad te dirá si es el modelo, el ambiente del cliente o un mal historial de servicio técnico.
- Trazabilidad de consumibles (el control del inventario): Un cartucho de tóner en el estante es inventario; un cartucho en manos de un técnico es dinero en riesgo. La trazabilidad te permite vincular cada insumo con un equipo específico y un número de ticket. Si la máquina registró 5,000 clics pero «gastó» tres tóners, tu estrategia de trazabilidad te ayudará a detectar el problema inmediatamente.
- Trazabilidad operativa (el desempeño de tu equipo): Necesitas saber qué hizo el técnico, qué refacciones retiró y cuánto tiempo efectivo le tomó. Esto te permite estandarizar tus procesos y asegurar que el nivel de servicio (SLA) que le prometiste a tu cliente se cumpla al pie de la letra.
Sincronización: El mostrador, el almacén y el técnico en el mismo canal
No es necesario explicarlo, pero está claro que la trazabilidad efectiva solo ocurre cuando los datos fluyen sin obstáculos. De nada sirve que tu almacenista sea muy ordenado, si el técnico en campo no reporta lo que instala.
De acuerdo con el UN Global Compact en su guía sobre trazabilidad empresarial, la trazabilidad es una herramienta estratégica que permite a las empresas identificar ineficiencias, mitigar riesgos operativos y asegurar que la rentabilidad no se pierda en procesos desconectados.
Es decir, en el momento en que un sensor detecta que el nivel de tóner es bajo, tu sistema ya debería estar trazando la orden de envío, vinculando ese insumo al contrato correspondiente y preparando la ruta del técnico basándose en el historial de servicio del equipo. Eso es control total basado en trazabilidad real, no en simples suposiciones.
Guía para empezar a implementar la trazabilidad en tu negocio
¿Sabías que el Excel es, a menudo, donde mueren los datos de una empresa? Al ser registros estáticos y aislados, impiden una visión clara de la operación.
Para escalar, necesitas capturar el dato en su origen. A continuación, te presentamos los pasos clave para transformar tu gestión y lograr una trazabilidad total de punta a punta.
1. Movilidad total para el equipo técnico
La trazabilidad nace en la calle. Tu equipo debe contar con una herramienta móvil que les permita cerrar órdenes de servicio en la ubicación del cliente. Si el técnico cambia un rodillo de transferencia, debe registrar la pieza en ese momento. Esto garantiza que el historial del equipo se actualice al instante y que tú sepas exactamente qué refacción salió del inventario y dónde quedó instalada.
2. Blindaje de almacén vinculado a folios
En una gestión moderna, no existe la salida de material «porque me la pidió el técnico». Cada tornillo, tóner o kit de mantenimiento que sale de tu almacén debe estar amarrado a un folio de servicio o a un contrato de renta específico. Esto cierra el círculo: si la pieza salió del almacén, el sistema «espera» verla instalada en una máquina. Si no hay instalación, hay una fuga que debes atender de inmediato.
3. Automatización de lecturas y contadores
No puedes confiar la trazabilidad de tus ingresos a que el cliente te mande una foto del contador por WhatsApp o a que un técnico lo anote a mano (y quizá se equivoque en un dígito). La trazabilidad profesional integra lecturas de impresión automáticas de los equipos. Esto te permite cruzar el uso real de la impresora con el consumo de suministros, detectando anomalías antes de que se conviertan en pérdidas.
4. Tableros de rentabilidad en tiempo real (BI)
El objetivo final de rastrear cada movimiento es que la administración no tenga que «armar» reportes a fin de mes. Los tableros de rentabilidad en tiempo real te permiten ver, en cualquier momento, la rentabilidad viva de cada contrato. ¿Este cliente me está costando más en refacciones de lo que me paga en renta? La respuesta debe estar a un clic de distancia, permitiéndote renegociar contratos o cambiar equipos antes de que el negocio deje de ser negocio.
ThoughtSpot noz dice que los paneles de control en tiempo real te ofrecen una visión interactiva y en vivo de lo que realmente sucede en tu empresa. Muestran métricas actualizadas de tus equipos, productos y procesos, lo que facilita la identificación de tendencias, la detección de problemas y la adopción de medidas en cuanto se produce un cambio. Esto significa decisiones más rápidas, acciones más proactivas y mejores experiencias para tus clientes.
¿Te gustaría tener una infografía ilustrativa de esta guía?
SANTI: El cerebro que le da trazabilidad a tu éxito
Para que tu negocio de renta de impresoras logre este nivel de dominio, sin morir en el intento administrativo, necesitas una herramienta diseñada por gente que entiende que tus impresoras son dinero caminando.
SANTI es la plataforma que convierte la trazabilidad en tu mayor ventaja competitiva. Con nuestro software, dejas de perseguir sombras para empezar a dirigir activos rentables:
- Expediente por equipo: Conoce cada contrato al que ha estado sujeto un mismo equipo, qué técnicos lo han reparado y cada suministro que ha usado desde que entró a tu almacén.
- Gestión de inventario vinculada: Cada pieza que sale tiene nombre, apellido y destino final. Cero fugas.
- Transparencia con el cliente: Entrega reportes de uso y servicio que generen confianza y aseguren la renovación de tus contratos.
En resumen, la trazabilidad es el único camino para que tu empresa sea escalable y, sobre todo, para que tu dinero siempre regrese a casa con utilidades.
Es momento de tomar el control, descubre porqué más de 200 empresas mexicanas que rentan impresoras, están eligiendo SANTI.
FAQ – Preguntas frecuentes:
1. ¿Cuál es la diferencia entre llevar un inventario y tener trazabilidad?
El inventario es una fotografía del «ahora» (qué tengo y dónde está). La trazabilidad es la película completa: nos dice de dónde viene el equipo, cuántas veces ha fallado, qué técnicos lo han manipulado y cuál ha sido su rendimiento real de consumibles a lo largo del tiempo.
2. ¿Cómo impacta la trazabilidad en el cálculo del Costo por Copia (CPC)?
Es fundamental. Para obtener un CPC real, no basta con saber el precio del tóner. La trazabilidad permite sumar el costo de las refacciones, el tiempo de mano de obra y los gastos de traslado invertidos en un equipo específico, dividiéndolos entre su volumen real de impresión.
3. ¿De qué manera ayuda a prevenir el robo hormiga de consumibles?
Al rastrear cada cartucho de tóner vinculado a un número de serie, se puede comparar el rendimiento esperado frente al reportado. Si un equipo solicita un nuevo insumo antes de alcanzar el ciclo de vida técnico, la trazabilidad dispara una alerta para investigar desviaciones o usos no autorizados.
4. ¿Cómo influye la trazabilidad en la toma de decisiones para renovar flota?
Permite identificar el «punto de quiebre» de un equipo. Cuando el historial muestra que los costos de mantenimiento correctivo están superando la utilidad generada por las rentas, la trazabilidad te da el respaldo estadístico para decidir si es más rentable sustituir el equipo que seguir reparándolo.
5. ¿Qué beneficios ofrece la trazabilidad en el cumplimiento de los SLA (Acuerdos de Nivel de Servicio)?
Permite auditar los tiempos de respuesta y solución con precisión. Al tener trazabilidad de los tickets de servicio, puedes demostrar al cliente que estás cumpliendo con los tiempos pactados o identificar cuellos de botella en tu departamento técnico que estén afectando el servicio.
6. ¿Es posible mejorar la experiencia del cliente mediante el rastreo de activos?
Definitivamente. La trazabilidad permite una atención proactiva. Por ejemplo, si el sistema detecta que una pieza de desgaste está por llegar al límite de su vida útil según el contador, puedes programar el cambio antes de que el equipo falle, evitando caídas en la productividad del cliente.
7. ¿Qué papel juegan las lecturas de contadores en este ecosistema?
Son el motor del sistema. La trazabilidad de contadores no solo sirve para facturar; permite analizar tendencias de uso. Si un cliente baja drásticamente su volumen, la trazabilidad te avisa para que puedas indagar si hay un problema con el servicio o una oportunidad de renegociar el contrato.
8. ¿Cómo ayuda a la gestión de garantías con fabricantes?
Tener un registro impecable de cuándo se instaló una refacción y bajo qué condiciones operó el equipo facilita enormemente el reclamo de garantías ante proveedores o fabricantes, ya que cuentas con evidencia técnica e histórica inrefutable.
9. ¿La trazabilidad es solo para grandes empresas?
Al contrario. Para una pequeña o mediana empresa de rentas, donde el flujo de caja es crítico, la trazabilidad es lo que evita que las utilidades se «evaporen» en gastos operativos no registrados o equipos ineficientes que consumen más de lo que generan.
10. ¿Por qué se considera a la trazabilidad el «ADN» de un negocio de rentas?
Se considera así porque permite conocer la identidad y el recorrido completo de cada activo. No es solo saber que una impresora existe, sino entender su comportamiento, su rentabilidad y su estado de salud desde el primer día. Es la base sobre la cual se construye toda la estrategia operativa y financiera de la empresa. 10. ¿Por qué se considera a la trazabilidad el «ADN» de un negocio de rentas?
11. ¿Existen herramientas que faciliten llevar este control?
Sí, hoy en día la trazabilidad no tiene por qué ser un proceso manual en papel o Excel. Existen plataformas especializadas en el sector de impresión, como SANTI, que ayudan a centralizar el historial de los equipos, las lecturas y el almacén en un solo lugar. Al usar herramientas de este tipo, la trazabilidad se vuelve un proceso automático que permite al dueño del negocio enfocarse en crecer, mientras el sistema cuida la rentabilidad de cada equipo. 11. ¿Existen herramientas que faciliten llevar este control?
Fuentes:
- IBM – Mantenimiento predictivo vs. Mantenimiento preventivo: https://www.ibm.com/mx-es/think/topics/predictive-vs-preventive-maintenance
- UN Global Compact – A Guide to Traceability: A Practical Approach to Advance Sustainability in Global Supply Chains: https://unglobalcompact.org/library/791
- ThoughtSpot – Real-time dashboards: Top use cases for modern teams: https://www.thoughtspot.com/data-trends/dashboard/real-time-dashboard