Y cómo puedes vender este servicio si rentas impresoras

Qué es la digitalización de documentos es una pregunta que muchas empresas se hacen justo después de vivir una escena muy común en cualquier oficina: un contrato que nadie encuentra, una factura extraviada, un archivo físico dañado por humedad o simplemente horas perdidas buscando papeles entre archiveros.

Y aunque hoy casi todo sucede en pantallas, la realidad es que gran parte de la información crítica de muchas empresas todavía vive en papel.

Aquí es donde la digitalización deja de ser solo una tendencia tecnológica y se convierte en una oportunidad de negocio real para las empresas que rentan impresoras. Porque si ya provees equipos multifuncionales con escáner, estás mucho más cerca de ofrecer este servicio de lo que imaginas.

Entonces, ¿qué es la digitalización de documentos?

La digitalización de documentos es el proceso de convertir información en papel (contratos, expedientes, facturas, identificaciones, recibos, archivos históricos, etc.) en archivos digitales que pueden almacenarse, consultarse, compartirse y protegerse de forma electrónica.

No se trata solo de “escanear hojas”. Implica crear un sistema ordenado de archivos digitales que permita:

• Consultar información en segundos.
• Reducir el uso de papel.
• Evitar pérdidas físicas.
• Proteger documentos con respaldos digitales.
• Facilitar auditorías y trámites legales.

Y aunque hoy nos parece algo completamente normal, los primeros sistemas de digitalización de documentos surgieron en bancos y dependencias gubernamentales a finales de los años 80, cuando comenzaron los grandes problemas de archivo físico. Desde entonces, este servicio no ha dejado de crecer.

¿Por qué la digitalización se ha vuelto tan importante para tus clientes?

Para empezar, porque tus clientes ya no solo buscan impresoras que impriman rápido. Buscan procesos más ágiles, seguros y eficientes. Y la digitalización responde directamente a esas necesidades porque reduce el espacio físico destinado a archivos y disminuye el riesgo de extravío.

También les permite contar con respaldos automáticos, facilita el trabajo remoto y acelera trámites administrativos y fiscales.

De hecho, muchas empresas no se dan cuenta de que están gastando más dinero almacenando papel (control de inventarios, archiveros, bodegas, tiempo de búsqueda, reprocesos) que lo que les costaría digitalizar su información. Y ese podría ser uno de los ganchos comerciales que puedes implementar para ofrecer estos servicios. 

¿Qué equipos se usan para la digitalización de documentos?

Para iniciar, como empresa que renta impresoras, tienes una enorme ventaja competitiva. Pues prácticamente cualquier multifuncional moderno puede funcionar como una herramienta de digitalización. Sin embargo, hay equipos ideales para este servicio:

• Multifuncionales de alto volumen.
• Escáneres automáticos de alimentación continua.
• Equipos con OCR (reconocimiento de texto).
• Impresoras con escaneo directo a correo, carpeta o nube.

Si ya rentas este tipo de equipos, el servicio de digitalización no requerirá inversiones gigantescas adicionales. En muchos casos, solo implica ordenar el proceso y estructurar cómo lo ofreces.

Hacks para vender el servicio de digitalización

Aquí es donde la digitalización deja de ser solo un beneficio para convertirse en una línea de ingresos adicional para tu negocio. Algunas formas prácticas de ofrecerlo son:

• Como servicio incluido en el contrato: Puedes integrar cierto número de documentos digitalizados al mes dentro de tus planes de renta. Esto eleva el valor percibido de tu servicio sin aumentar demasiado tu costo.
• Como servicio adicional bajo demanda: Clientes que necesitan digitalizar un archivo histórico, expedientes completos o cajas de documentos. Aquí puedes cobrar por volumen, por proyecto o por hoja.
• Como complemento a procesos administrativos: Por ejemplo, digitalización de facturas órdenes de servicio, contratos de arrendamiento y evidencias de mantenimiento.

Muchas empresas empiezan a digitalizar por obligación fiscal o legal, pero terminan descubriendo que su operación completa se vuelve más ordenada y rentable.

Errores comunes al ofrecer la digitalización de documentos

No todo es tan simple como escanear y guardar. Algunos errores muy comunes son:

• No definir una estructura de carpetas.
• No nombrar correctamente los archivos.
• No contar con respaldos automáticos.
• No establecer un control de acceso.
• No proteger la información sensible.

Estos errores hacen que muchos clientes “se desilusionen” del proceso y crean que digitalizar no sirve. Cuando en realidad, el problema no es la digitalización, sino la mala gestión de los documentos digitales.

Digitalización y seguridad: un tema que no puedes ignorar

Muchos clientes tienen miedo de digitalizar por una razón muy clara: la seguridad de su información. Y es totalmente válido, por eso hoy la protección de datos es más importante que nunca. Así que al ofrecer este servicio, es clave que les expliques que los documentos pueden protegerse con permisos. 

Asegúrate de explicarles y enseñar cómo se pueden respaldar de forma automática. Y sobre todo, hacerle entender que es más difícil perder un archivo digital bien gestionado que un folder físico. Lo importante es que se pueden registrar accesos y movimientos.

Cómo impacta la digitalización en la operación diaria de tus clientes

Cuando un cliente digitaliza correctamente, el impacto se siente de inmediato en múltiples niveles, transformando la manera en que opera su negocio:

• Sus procesos se vuelven más rápidos. Al eliminar la búsqueda física de documentos, la información crítica está disponible en segundos. Esto acelera tareas como la aprobación de facturas, la gestión de expedientes de personal o la atención al cliente, donde la velocidad de respuesta es vital.
• La toma de decisiones mejora. Los líderes tienen acceso instantáneo a datos históricos y transaccionales completos. Una mejor calidad y disponibilidad de la información se traduce en decisiones más informadas, menos especulación y una mayor agilidad estratégica.
• Se reducen los errores administrativos. La entrada de datos manual y la transcripción de información de documentos físicos son fuentes comunes de error humano. La digitalización permite integrar la información directamente a los sistemas de gestión (ERP, CRM), minimizando equivocaciones costosas.
• Se eliminan reprocesos. ¿Cuántas veces se pierde un documento y hay que rehacer un trámite? Al tener un archivo digital centralizado y bien clasificado, se acaba el tiempo perdido en buscar, fotocopiar o recrear documentos extraviados, liberando a los empleados para tareas de mayor valor.
• Se tiene mayor control documental y seguridad. Los documentos digitales pueden tener permisos de acceso definidos, rastreo de quién los vio o modificó (trazabilidad) y copias de seguridad automáticas. Esto no solo ofrece un control interno superior, sino que también garantiza el cumplimiento de normativas de privacidad y manejo de información sensible.
• Se optimiza el trabajo entre áreas. Cuando la información ya no está anclada a una oficina o a un archivador, los equipos remotos, las sucursales y los diferentes departamentos pueden colaborar de forma fluida. Finanzas puede acceder a contratos de rentas al mismo tiempo que el equipo legal, sin fricciones ni esperas.

Y aquí viene una verdad que muchos descubren tarde: no puedes automatizar un proceso que sigue viviendo 100% en papel. La digitalización es la base y el primer paso indispensable hacia la verdadera eficiencia operativa, la automatización de flujos de trabajo y la transformación digital real de tu cliente.

Digitalizar es una decisión estratégica para tu negocio de Renta

Hoy, la pregunta sobre qué es la digitalización de documentos ya no es solo técnica, sino estratégica; e incluirla en tu portafolio de servicios es una decisión que redefine tu rol en el mercado. Este paso te permite diferenciarte de la competencia y dejar de ser un simple proveedor de equipos para convertirte en un aliado tecnológico indispensable. Al ofrecer soluciones integrales, logras aumentar significativamente la permanencia de tus clientes y hacer tus contratos mucho más sólidos.

Sin embargo, para que este nuevo servicio sea sostenible y rentable, primero debes asegurarte que el resto de tu operación sea eficiente. Necesitas la certeza de que tus procesos internos están bajo control antes de asumir nuevas cargas de trabajo. 

Aquí es donde SANTI se convierte en el complemento ideal para tu estructura de negocio. SANTI es la herramienta que te ofrece la gestión centralizada de tus procesos principales como la administración de contratos de renta, inventario de equipos y facturación. Un negocio con estas áreas organizadas por SANTI tiene una base operativa sólida que le permite incorporar nuevos servicios con menor riesgo. Gracias a la eficiencia y el control que SANTI aporta a otras áreas clave de tu empresa, puedes enfocarte en lanzar la digitalización y asegurar que se convierta en una línea de negocio formal, rentable y organizada sin desestabilizar tus procesos centrales.

Hoy, tus clientes necesitan la digitalización para ser más eficientes, y tú puedes ser quien les ofrezca esa solución. Solicita un DEMO y descubre como SANTI puede ayudarte a transformar tu operación a un entorno más digital.