¿Problemas con el mantenimiento a impresoras? Para tu empresa que se dedica a la renta de estos activos fijos, el mantenimiento no solo debería ser una tarea técnica, sino una promesa de continuidad y calidad hacia sus clientes. 

Cuando hablamos de la renta de impresoras, cada equipo representa un compromiso con tus clientes; y cualquier falla, por mínima que sea, afecta directamente la percepción de tus servicios. Por eso es importante saber que una parte fundamental de tu servicio no es solo entregar equipos funcionales, sino asegurar su operación continua, con mantenimientos oportunos y soporte técnico eficiente. 

En otras palabras: mientras mejor cuidas tus impresoras, más rentable, estable y profesional se vuelve tu negocio. Y entender los errores más comunes en el mantenimiento a impresoras, puede marcar la diferencia entre una relación de confianza con tus clientes o una cancelación anticipada del contrato. Toma nota:

1. Saltarse los mantenimientos preventivos

Uno de los errores más comunes en el mantenimiento a impresoras es pensar que los equipos sólo deben revisarse cuando fallan; pero no es así. Las impresoras, como cualquier equipo, tienen un ciclo de vida que depende directamente de su uso y cuidado. Si no programamos mantenimientos periódicos (aunque el equipo aparentemente funcione bien), estamos adelantando su desgaste y aumentando el riesgo de fallos costosos.

Ten en cuenta que un mantenimiento predictivo y preventivo no solo limpia componentes o reemplaza piezas; también detecta pequeños detalles que, con el tiempo, podrían convertirse en problemas mayores.

2. Usar consumibles de baja calidad

¿Consumibles genéricos? En un intento por ahorrar, muchas empresas optan por un tóner genérico, refacciones no certificadas o refacciones de baja calidad. A corto plazo parece una buena idea, pero con el tiempo se traduce en impresiones defectuosas, fugas, daños internos e incluso invalidación de garantías.

Además, si tus técnicos deben volver una y otra vez por el mismo problema, terminas gastando más tiempo y recursos de lo necesario.

3. No capacitar correctamente al personal

Otro error frecuente es asumir que cualquier técnico puede dar mantenimiento sin conocer el modelo específico. Las impresoras multifuncionales actuales son equipos complejos: combinan hardware, software, conectividad y funciones avanzadas. Un técnico no capacitado puede omitir pasos importantes, dañar componentes sensibles o pasar por alto actualizaciones necesarias.

Así que invertir en capacitación no es un lujo, es una estrategia inteligente para reducir errores y brindar un mejor servicio.

¿Sabías que el polvo fino del tóner puede afectar la ventilación interna de las impresoras y reducir su rendimiento si no se limpia periódicamente? Aunque es imperceptible a simple vista, este polvo se acumula con el tiempo y obstruye sensores, ventiladores y rodillos.

4. No llevar un registro de servicios

Si tienes experiencia en el tema, estarás de acuerdo que a veces el error no es técnico, sino organizacional. Pues no saber cuándo fue el último mantenimiento, qué piezas se cambiaron, cuánto duró el servicio o quién lo atendió; dificulta la trazabilidad de cada equipo. Sin un historial ordenado, es casi imposible detectar patrones de falla, medir la eficiencia del soporte o planear estrategias de renovación.

Este tipo de errores administrativos pueden afectar tanto tu operación como la experiencia de tus clientes.

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5. Atender problemas solo cuando el cliente se queja

Finalmente, uno de los peores errores: trabajar de manera reactiva. Si tus técnicos solo visitan a los clientes cuando hay una queja o una falla, ya llegas tarde. 

La mejor forma de evitar emergencias es adelantarse a ellas. Un buen programa de mantenimiento a impresoras implica agendar visitas, revisar equipos en horarios convenientes y mantener una comunicación constante con los usuarios finales.

¿Cómo te ayuda SANTI con el mantenimiento a impresoras?

Sabemos que ofrecer un servicio de calidad en la renta de impresoras no es tarea fácil. Por eso en SANTI desarrollamos herramientas como MAPP, que te permiten llevar el control total de tus técnicos, órdenes de servicio, historial de mantenimientos y más. Con MAPP puedes programar visitas preventivas, registrar cada intervención, automatizar alertas y tener a la vista toda la información que necesitas para optimizar tu operación.

Además, al tener datos actualizados y bien organizados, puedes analizar mejor el rendimiento de cada equipo, identificar clientes con mayor demanda de servicio y tomar decisiones basadas en información real, no suposiciones.

Si ya te has enfrentado a algunos de estos errores, este es el momento perfecto para dar el siguiente paso. Recuerda: no se trata solo de reparar, se trata de prevenir, optimizar y mantener felices a tus clientes.

Conoce más sobre MAPP y cómo puede ayudarte a mejorar tu servicio técnico en cada etapa. En SANTI, estamos listos para acompañarte a crecer con orden.