Una orden de servicio es un documento físico o digital que detalla las tareas a realizar, los recursos necesarios y los términos acordados entre un cliente y un proveedor para ejecutar un trabajo técnico.
En el caso de los Servicios Administrados de Impresión, es en ocasiones, también un dolor de cabeza. Ya que como proveedor, es tu responsabilidad que los equipos que tienes en renta funcionen correctamente. Y eso, solo lo puedes lograr a través de este documento.
¿Sabías que el 88% de los clientes afirma que la experiencia que brinda una empresa es tan importante como sus productos o servicios? El 94% afirma que el servicio influye en las decisiones de compra recurrente.
Por eso, hoy en día, dónde la optimización está en todos los aspectos de la operación de tu negocio, las órdenes de servicio requiere más atención que nunca, pues son pieza clave en la eficiencia y rentabilidad de tu negocio. Por lo que si no tenías muy claro su importancia y significado, este blog es para ti.
¿Qué es la orden de servicio?
En pocas palabras, una orden de servicio es un documento formal que detalla una solicitud de trabajo o servicio específico que debe realizarse.
Este documento actúa como una guía tanto para tu personal técnico, como para el cliente; asegurando que todas las partes involucradas estén al tanto de las tareas a realizar, los plazos, los costos y otros detalles relevantes. Y estas son algunas de las razones por las que deberías empezar a trabajar en ellas hoy mismo:
- Claridad y transparencia: Una orden de servicio te proporciona una comprensión clara y mutua de las expectativas y responsabilidades con tu cliente. ¿Tienes clientes difíciles? Esta podría ser la solución.
- Eficiencia operativa: Facilita la planificación y ejecución del trabajo, asegurando que todos los departamentos y responsables estén coordinados y alineados.
- Registro y documentación: Las órdenes de servicio actúan como un registro formal del acuerdo, útil para referencias futuras y para la resolución de disputas.
¿Qué debe contener una orden de servicio?
Para que una orden de servicio cumpla con su propósito, debe ser capaz de proporcionarle a tu personal la información necesaria e instrucciones detalladas para que puedan cumplir con sus tareas de reparación y mantenimiento de impresoras.
Eso sin mencionar que funcionan perfectamente para llevar un registro y guardar una evidencia de las actividades que lleva a cabo tu personal. Lo que administrativamente te puede ayudar a medir su productividad y te dará las herramientas necesarias para mejorar la satisfacción de tus clientes.
Para ser efectiva, la orden de servicio debe incluir estos elementos:
- Datos del Cliente: Información completa del cliente que solicita el servicio, incluyendo nombre, dirección y datos de contacto.
- Descripción del Servicio: Un detalle claro y preciso del trabajo a realizar, especificando cada tarea necesaria.
- Fecha y Hora: Fechas y horarios en los que se debe llevar a cabo el servicio, incluyendo plazos de inicio y finalización.
- Costos y Presupuestos: Desglose de los costos asociados al servicio, incluyendo mano de obra, materiales y cualquier otro gasto relevante.
- Términos y Condiciones: Cláusulas que estipulan las condiciones bajo las cuales se realizará el servicio, políticas de cancelación, garantías y responsabilidades.
¿Aún no tienes un formato para tus órdenes de servicio? Te compartimos una plantilla descargable:
Diferencia entre Orden de Servicio y Nota de Remisión
En el entorno administrativo en México, la nota de remisión funciona estrictamente como un comprobante de la entrega física de bienes. Su objetivo principal es validar que el cliente recibió una mercancía (como consumibles o refacciones) y que dicho inventario ha salido legalmente del almacén. Es un documento de control de tránsito y recepción de objetos que no detalla procesos, sino cantidades y descripciones de artículos.
Por el contrario, la orden de servicio documenta la ejecución de una actividad técnica o profesional. Su propósito no es amparar la entrega de un producto, sino certificar la prestación de mano de obra, diagnósticos y reparaciones. En este documento se asienta el estado del equipo, las tareas realizadas y el tiempo invertido, siendo el respaldo legal ante el cliente de que un servicio fue solicitado y cumplido correctamente.
En resumen, mientras que la remisión acredita que «el cliente ya tiene el producto», la orden de servicio comprueba que «el trabajo técnico ha sido realizado».
Aunque ambos documentos suelen coexistir en una visita técnica, la remisión afecta al inventario y la orden de servicio garantiza la validez y la garantía de la labor ejecutada.
Importancia de la gestión de una Orden de Servicio
Saber qué es una orden de servicio o qué debe contener es el primer paso para que tus servicios de mantenimientos de impresoras no representen problemas que te cuentan dinero o clientes. El reto llega cuando se trata de su gestión.
Aproximadamente el 45% del tiempo de un técnico de mantenimiento se dedica a recuperar órdenes de trabajo físicas o documentos necesarios para completar una tarea de mantenimiento.
Digitalizar estos procesos mediante un sistema de seguimiento a órdenes de servicio elimina esta ineficiencia al centralizar todo el mantenimiento en una plataforma única. Al permitir que el equipo acceda y rastree cada orden de forma remota y en tiempo real, se reduce drásticamente el tiempo de inactividad y los costos operativos.
En última instancia, esta transición no solo optimiza la labor del técnico, sino que maximiza la rentabilidad y la competitividad de toda tu empresa.
Ejemplo práctico sobre una buena gestión órdenes de servicio:
Una empresa que gestiona una flotilla de impresión de 200 equipos rentados en distintos puntos de la ciudad. Usaban un sistema de órdenes de servicio en papel. El técnico visitaba al cliente, llenaba el formato a mano y, al final del día (o la semana), entregaba el fajo de papeles a la oficina para que alguien capturara los datos y facturara.
Los problemas detectados:
- Pérdida de ingresos: Un 10% de las órdenes de servicio se perdían o llegaban ilegibles, por lo que nunca se cobraban las refacciones extras o los excedentes de copias.
- Lentitud en facturación: El ciclo desde que se hacía el servicio hasta que se cobraba era de 15 días.
- Técnicos ineficientes: Los técnicos perdían 2 horas diarias regresando a la oficina solo para recoger nuevas hojas de trabajo.
La Solución: Implementación de Órdenes de Servicio Digitales
La empresa decidió centralizar todo en una plataforma digital y el cambio fue radical:
- Acceso en tiempo real: El técnico recibe la orden en su celular con la ubicación exacta y el historial del equipo. Ya no tiene que viajar a la oficina por papeles.
- Captura de evidencias: El sistema obliga al técnico a tomar una foto del contador de la impresora y subirla. Los datos son precisos y no hay errores de dedo.
- Firma digital y cierre inmediato: En cuanto el cliente firma en la pantalla del técnico, la oficina recibe la notificación.
Los Resultados (El «antes y después»):
| Métrica | Con Órdenes en Papel | Con Órdenes Digitales | Mejora Obtenida |
| Ciclo de Cobro | 15 días | 24 horas | Reducción del 93% |
| Órdenes Cobradas | 90% (extravíos) | 100% | +10% de ingresos recuperados |
| Productividad Técnica | 4 servicios/día | 6 servicios/día | Aumento del 50% |
| Gasto Administrativo | 2 personas capturando | 0 (automatizado) | Ahorro de 2 sueldos operativos |
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Preguntas frecuentes:
Generalmente, la emite el departamento de atención al cliente o el coordinador técnico de la empresa proveedora (como un distribuidor autorizado de impresoras). Es el documento que formaliza la solicitud del cliente y autoriza al técnico a realizar el trabajo.
La orden de servicio es un documento operativo que detalla el trabajo a realizar y los recursos usados, mientras que la factura es un documento fiscal y contable que registra el cobro de dicho servicio. La factura suele generarse después de que la orden ha sido firmada de conformidad.
Sí, en la mayoría de las legislaciones actuales, las órdenes de servicio digitales tienen plena validez legal. Especialmente si cuentan con evidencia fotográfica, geolocalización o firma electrónica del cliente, herramientas que facilitan la resolución de disputas.
El folio es el identificador único que permite el rastreo y la trazabilidad del servicio. Sin un folio, es imposible organizar un historial de mantenimiento para un equipo específico o realizar auditorías de productividad en el taller técnico.
Debe ser firmada por el técnico responsable que ejecutó la tarea y por el usuario o encargado por parte del cliente. La firma del cliente representa la «aceptación de conformidad» del servicio recibido.
Es altamente recomendable. Incluir las refacciones, tóner o consumibles utilizados permite llevar un control de inventario preciso en tiempo real y evita fugas de capital o errores en el cobro posterior al cliente.
Totalmente. De hecho, es la mejor práctica en el arrendamiento de impresoras. La orden de servicio sirve para documentar que el mantenimiento se realizó según el contrato, lo que ayuda a prolongar la vida útil del equipo y evitar fallas críticas.
Fuentes:
- Salesforce – Nearly 80% of High-Performing Field Service Organizations Use AI — Here’s What Else They’re Doing Right: https://www.salesforce.com/news/stories/field-service-data-2023/
- Coast – 30 Key Maintenance Statistics & Facts Highlighting 2026 Trends: https://coastapp.com/blog/maintenance-metrics-statistics-facts/
Una respuesta a “¿Qué es una orden de servicio y para qué sirve?”
[…] embargo, a pesar de su importancia, es común cometer errores al emitir o llenar una orden de servicios, lo que te puede generar problemas operativos, malentendidos con el cliente y, en última […]