…y por qué deberías implementar el tuyo hoy mismo:
Un software para gestión de ordenes de servicio es un sistema diseñado para administrar el ciclo de vida de un servicio de reparación o mantenimiento. Se encarga de centralizar la información de los equipos y el personal de campo; permitiendo que cada tarea realizada esté respaldada por datos precisos sobre el equipo, el inventario de refacciones y los tiempos de respuesta.
Es decir, si en tu negocio las impresoras son el corazón de tu operación, las órdenes de servicio son quienes se encargan de que esté siga funcionando correctamente.
Sin embargo, muchos dueños de empresas dedicadas a los Servicios Administrados de Impresión ven el servicio técnico como un «mal necesario» o un centro de costos, cuando en realidad es el lugar donde se protege o se drena la rentabilidad.
Un software para gestión de órdenes de servicio es la herramienta que transforma el caos que te hace odiar el servicio técnico de tu negocio. Y sobre todo, te ayuda a entender que a veces, la rentabilidad no se gana en la venta del contrato, sino en la eficiencia del servicio post-venta.
¿Quieres garantizar la salud financiera de tu negocio? Sin duda debes asegurarte que cada trabajo se realice correctamente. Y eso es precisamente lo que hace un software para gestión de órdenes de servicio.
Control: el diferenciador de un software para gestión de órdenes de servicio especializado en la renta de impresoras
Es común que las empresas confundan tener un «registro de servicios» con tener una verdadera «gestión de órdenes». Un CRM genérico o una hoja de Excel pueden decirte qué técnico fue a qué lugar, pero fallan en lo que realmente importa en un negocio como el tuyo: el control de inventario y la trazabilidad de cada impresora.
Y es que según Salesforce, el 26% de los técnicos comentan que a menudo les falta contexto sobre la situación de los clientes, mientras que el 80% cree que su trabajo mejoraría si tuviera fácil acceso a los datos de otros departamentos.
Un sistema genérico trata cada visita como una tarea aislada, mientras que un software especializado entiende que esa visita es parte del historial del equipo. No solo registra que se cambió un tóner; registra que el tóner se cambió a los 5,000 clics cuando debía rendir 10,000; disparando una alerta de rentabilidad que un sistema común simplemente no ve.
Sin esta trazabilidad, tu utilidad se vuelve invisible. Si no sabes por qué una máquina consume más refacciones de las presupuestadas o por qué un técnico cerró tres órdenes sin reportar el uso de tóners; no estás administrando una empresa, estás operando a ciegas.
Recuerda: La verdadera gestión no se trata de saber qué se hizo, sino de entender cuánto te costó hacerlo, cómo afecta tu rentabilidad y tener las bases para hacerlo correctamente.
Los beneficios reales de un software para gestión de ordenes de servicio
¿Sabías que el papel es el peor enemigo de tu cartera? Y no, no nos referimos al suministro.
Aunque parezca inofensivo, una orden de servicio escrita a mano es una invitación al desorden y a la pérdida de dinero. E implementar un software para gestión de órdenes de servicio es como ponerle una cámara de seguridad a tu proceso técnico, para que así puedas ver dónde se está escapando el margen de ganancia, que tanto te costó generar.
De acuerdo con AItaks, el 87% de los encuestados atribuye a la información fragmentada y a los procesos manuales de datos, la responsabilidad de obstaculizar el crecimiento, considerándolos un punto débil en sus negocios.
Estos son otros beneficios de un software para gestión de ordenes de servicio:
1. Olvídate del «teléfono descompuesto» administrativo
El proceso tradicional es una carrera de obstáculos: el técnico de impresión anota en un papel con prisa, la hoja llega a la oficina arrugada, y alguien más tiene que intentar adivinar qué dice para poder facturar.
Es decir, si no se entiende la letra o se pierde la hoja, no puedes cobrar. Al usar un sistema digital, el técnico escribe en su celular y la información llega limpia y al instante a la oficina. Esto evita que los errores de captura te retrasen el cobro semanas enteras y te permite tener tu dinero cuando lo necesitas, no cuando el papel por fin aparece.
2. Menos vueltas, más dinero en tu bolsa
La rentabilidad de tu negocio no depende de cuántas veces tus técnicos visitan al cliente, sino de qué tan rápido resuelven el problema. Si un técnico va a una oficina y se da cuenta de que no trae los consumibles que necesitaba; esa vuelta ya te costó gasolina, tiempo y la molestia de tu cliente.
Un software para gestión de órdenes de servicio te ayuda a que el técnico vaya «bien armado» desde la primera vez. Al saber qué equipo es y qué piezas tiene en su camioneta antes de salir, puede arreglar la falla en una sola visita. Menos vueltas significan menos gasto de gasolina y técnicos más productivos que pueden atender a más clientes en el mismo día.
3. El fin del «robo hormiga» de refacciones
Es muy difícil saber a dónde fueron a parar 5 tóners o 3 cilindros si no hay un registro que amarre la pieza con el equipo donde se instaló. Sin control, las refacciones «desaparecen» de las camionetas o de la bodega sin explicación.
Con un sistema como este, cada pieza que sale del almacén tiene que «casarse» con un servicio real. Si el técnico no registra la pieza en la orden frente al cliente, el sistema sigue diciendo que él la tiene en su poder. Esto crea un orden natural donde cada quien se hace responsable de lo que usa, protegiendo tu inventario de pérdidas inexplicables.
4. Una imagen profesional que evita reclamos
¿Te ha pasado que el cliente te reclama una factura porque dice que «no se acuerda» de que el técnico fuera a arreglar la máquina? Sin un respaldo claro, tu palabra contra la de ellos siempre es una pelea perdida.
En un artículo de El Economista, se menciona que el 65% de los mexicanos se sienten medianamente satisfechos y seis de cada 10 han presentado entre una y cinco quejas sobre la atención que recibieron durante el último año. Y sin duda, no quieres formar parte de la estadística.
Con un software para gestión de órdenes de servicio cuando el técnico termina y el cliente firma en la pantalla, en ese mismo segundo se registra esta información. Para ese punto, ya hay un reporte detallado, los contadores, la descripción de los trabajos realizados, las piezas ocupadas, etc.
Esto es como tener un «comprobante de entrega» que nadie puede discutir. Se acaban las dudas de «qué le hicieron a mi máquina» y tus facturas se pagan más rápido porque hay transparencia total.
¿A quiénes les sirve un software para gestión de órdenes de servicio?
Basicamente cualquier organización que dependa del mantenimiento de activos físicos encontrará valor en esta herramienta. Sin embargo, en la renta de impresoras, este software no es opcional; es el centro de mando que evita que la operación devore la utilidad.
¿La razón? Este modelo de negocio se basa en la disponibilidad del equipo. Aquí, el software para gestión de órdenes de servicio sirve para que cobres lo justo por tus servicios, y eso solo se puede si tienes los contadores de impresión, y sabes exactamente qué refacciones y tiempo técnico consume cada equipo.
Imagina a «Copias y Servicios S.A.», una empresa con 1,000 equipos en campo. Su técnico estrella, Carlos, sale a ruta con 5 órdenes de servicio. Sin un software especializado, Carlos pierde hasta 40 minutos al día solo en llamadas para preguntar: «¿Qué modelo de equipo es?», «¿Qué falla reportó el cliente?», «¿El almacén tiene ese tóner?».
Con un software para gestión de órdenes de servicio , el escenario cambia por completo: Carlos abre su sistema y ve que la orden #452 es para una oficina que tiene una multifuncional monocromática con un historial de atascos en el duplex. La herramienta le indica que, según el inventario cargado en su vehículo, tiene la goma de alimentación necesaria. Al llegar, escanea el QR del equipo, el sistema valida el contrato y Carlos captura el contador.
Al terminar, el sistema le pregunta qué refacción usó; y automáticamente, esa pieza sale de su inventario y se carga al costo operativo de ese contrato específico.
Descarga nuestra Guía de Indicadores (KPI’s) de Servicio Técnico que toda empresa que renta impresoras debe medir para ser rentable:
SANTI: Diseñado para la realidad del empresario de impresión
¿Aún no encuentras el software para gestión de órdenes de servicio ideal para tu negocio de renta de impresoras y multifuncionales?
La razón por la que SANTI se posiciona como la mejor opción no es porque sea un software «bonito», sino porque entiende que la renta de impresoras es un negocio de centavos y clics.
A diferencia de otras opciones, SANTI te entrega la rentabilidad del contrato por equipo. Esto significa que puedes ver exactamente cuánto has facturado por una máquina específica frente a cuántas órdenes de servicio ha generado, los costos de taller y cuántas refacciones ha consumido.
Si un equipo te está costando más de lo que genera, SANTI te lo dice con datos duros, permitiéndote tomar la decisión de cambiar el equipo o ajustar el contrato antes de que sea demasiado tarde.
¿Alguna vez imaginaste una herramienta diseñada exclusivamente para tu modelo de negocio? Conoce SANTI.
Preguntas Frecuentes (FAQ) sobre el software para gestión de ordenes de servicio
- 1. ¿Realmente necesito un software si solo tengo 50 impresoras rentadas? La gestión profesional desde el inicio es lo que permite escalar. Si esperas a tener 500 equipos para digitalizarte, el desorden de tus archivos y la pérdida de refacciones habrán consumido el capital que necesitabas para crecer.
- 2. ¿Cómo ayuda el software a evitar el robo de refacciones o tóners? Al tener un control de inventario por técnico (stock en camioneta), cada vez que se cierra una orden de servicio, el sistema descarga la pieza. Si el técnico no justifica el uso en una orden, la pieza sigue bajo su responsabilidad en el sistema.
- 3. ¿Puedo ver qué técnicos son más eficientes? Sí. El sistema genera métricas de tiempo de respuesta (SLA) y efectividad en la primera visita. Esto te permite incentivar a los mejores elementos y capacitar a quienes tienen más reincidencias en sus reparaciones.
- 4. ¿El cliente recibe algún comprobante del servicio? De forma automática. Al cerrar la orden con la firma digital, el sistema envía un correo al contacto administrativo del cliente con el reporte técnico, los contadores capturados y el estado final del equipo.
- 5. ¿Cómo se integra la orden de servicio con la facturación? SANTI toma los contadores registrados en la última orden de servicio del mes (o la lectura capturada específicamente para ello) y calcula automáticamente los excedentes según el contrato pactado, eliminando errores de cálculo.
- 6. ¿Qué pasa si mis equipos están en zonas sin señal de internet? El software permite que el técnico trabaje de forma local en su dispositivo y, en cuanto detecte una conexión Wi-Fi o red móvil, los datos se sincronicen con la base de datos central sin pérdida de información.
- 7. ¿SANTI me dice cuándo debo hacer un mantenimiento preventivo? El sistema analiza el volumen de impresión y los tiempos desde la última visita para ayudarte a programar mantenimientos antes de que el equipo falle, mejorando la percepción de calidad del cliente.
Fuentes:
- Salesforce – 36 estadísticas del servicio de atención al cliente para que tu negocio avance: https://www.salesforce.com/es/blog/customer-service-stats/
- AITaks – La gestión manual de los datos dificulta el crecimiento de los negocios, según un estudio: : https://aitalks.es/la-gestion-manual-de-los-datos-dificulta-el-crecimiento-de-los-negocios-segun-un-estudio/
- El Economista – 7 de cada 10 clientes dejaría de usar una marca después de una mala experiencia: https://www.eleconomista.com.mx/el-empresario/7-de-cada-10-clientes-dejaria-de-usar-una-marca-despues-de-una-mala-experiencia-20240617-0118.html