¿Sabes qué son los sistemas de control de inventarios? Si aún llevas tus inventarios en libretas o en hojas de cálculo desactualizadas, llegaste al lugar indicado. Ya que afuera, existen herramientas que pueden acabar con la gestión obsoleta y darte múltiples beneficios.
Si tu negocio se dedica a la renta de impresoras o de manera independiente ofreces servicios de mantenimiento a impresoras; sabes que perder de vista una caja de refacciones o no saber si tienes suficientes cartuchos para el mes puede costarte más que solo tiempo.
Hoy en día, los sistemas de control de inventarios ya no son una herramienta exclusiva para grandes empresas con múltiples almacenes; son una necesidad urgente para cualquier persona que maneje un almacén con suministros y piezas que deben ser monitoreados.
¿Qué son los sistemas de control de inventarios y por qué te convienen?
En el caso de la renta de impresoras, los sistemas de control de inventarios son herramientas diseñadas para registrar, organizar y dar seguimiento a todo lo que entra y sale de tu almacén.
Ya sea físico o virtual, incluyendo equipos, tóner, fusores y cables; hasta herramientas, papelería y prácticamente todas las refacciones para impresoras que necesites.
Tal ves te interese nuestro blog: Tipos de control de inventarios.
¿Pero por qué te conviene implementar uno? Porque puede ayudarte a:
- Saber en tiempo real qué tienes y qué necesitas.
- Evitar compras innecesarias.
- Prevenir pérdidas por robo hormiga o errores de registro.
- Detectar piezas obsoletas o con baja rotación.
- Optimizar tus pedidos y entregas.
E insistimos, aunque muchos lo piensan, estas herramientas no son solo para grandes empresas. Los técnicos de impresión independientes o una empresa mediana también pueden beneficiarse muchísimo si aplican el sistema correcto.
Pros, contras y realidades sobre los sistemas de control de inventarios
Como cualquier otro cambio, migrar tu operación tradicional a un entorno digital y optimizado, siempre va a ser un reto. Así que aquí te compartimos algunas ventajas y retos a considerar:
Ventajas claras:
- Reducción de pérdidas por desorganización.
- Mejor planificación de compras y mantenimientos.
- Ahorro de tiempo al momento de buscar insumos.
- Facilita auditorías o revisiones internas.
Retos a considerar:
- Requiere disciplina en los registros.
- Hay una curva de aprendizaje si vienes de llevar todo en libretas o Excel.
- Puede implicar una inversión inicial (aunque se recupera rápido).
Según un estudio reciente de Meteor Space, el 43% de las pequeñas empresas no gestionan su inventario o lo hacen de forma manual. Esta ineficiencia en el seguimiento del inventario puede resultar en pérdidas significativas.*
Demostrando que las ineficiencias en una cadena de suministro pueden llevar a pérdidas de ingresos de doble dígito, debido a stockouts, obsolescencia, y costos de almacenamiento excesivos.
¡Imagina todo lo que podrías evitar y los recursos que podrías liberar con un sistema de gestión de inventario bien implementado! Al automatizar el seguimiento y obtener datos en tiempo real, las empresas pueden reducir errores, optimizar sus procesos y, en última instancia, mejorar su rentabilidad.
¿Te gustaría dar el siguiente paso?
¿Qué debes tener claro antes de implementar el tuyo?
Para iniciar, no todos los sistemas de control de inventarios son iguales; así que antes de elegir uno, piensa en qué tipo de productos manejas.
No es lo mismo gestionar un tóner para impresora con código único, que refacciones con vencimiento o compatibilidad específica. Considera quién lo va a usar; ya que si tu equipo no está acostumbrado a lo digital, busca una interfaz sencilla, con acceso desde el celular.
Otro aspecto importante es saber si lo necesitas conectado a otras áreas como facturación, órdenes de servicio o reportes. Ya que no todos los sistemas tienen esta opción. Y finalmente, debes tener claro si necesitas ver tu inventario por sucursal o técnico; esto es clave si tienes más de un punto de servicio.
Errores comunes que puedes evitar desde el inicio
Si ya estás listo para implementar algún sistema, no cometas estos errores:
- No registrar salidas en tiempo real: Si el técnico se lleva refacciones y lo anota dos días después, tu inventario ya está desfasado.
- No clasificar correctamente los productos: A veces el mismo tóner aparece registrado como “TK1175”, “Tóner chico” o “Kyocera 1175”. Resultado: parece que tienes más o menos de lo que realmente hay.
- No hacer inventarios físicos periódicos: Aunque tengas sistema, una revisión física cada cierto tiempo te da un panorama real, confirma tus registros y te ayuda a evitar sorpresas.
SANTI: tu sistema de control que va más allá de solo inventario
En SANTI entendemos que no necesitas más trabajo, sino más claridad. Por eso, nuestro sistema integra un módulo de inventario pensado para negocios como el tuyo: diferentes modelos y marcas de impresoras, técnicos en campo, consumibles diversos, contratos relacionados y atención rápida al cliente.
Con nuestra plataforma:
- Los técnicos pueden registrar salidas desde el celular.
- Tu personal del almacén puede asignar productos por contrato o sucursal.
- Actualizar automáticamente todas tus existencias para que tu personal esté enterado.
- Visualizar reportes por fechas, productos o movimientos.
- Vincular inventario con órdenes de servicio o mantenimientos.
No se trata solo de tener un sistema. Se trata de tener el control sin complicarte.
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Fuentes: