¿Qué son los Servicios Administrados de Impresión?

En México, los Servicios Administrados de impresión son un esquema de negocio basado en la renta de impresoras y donde el proveedor garantiza la disponibilidad total del equipo, los insumos y el soporte técnico a cambio de un pago mensual recurrente.

Es el modelo perfecto para que las empresas dejen de comprar equipos propios, puedan externalizar este servicio; y disfruten los beneficios fiscales y operativos de este modelo de negocio. Pues aquí, la rentabilidad y la continuidad operativa son un prioridad.

Como dueño de una empresa de que se dedica a rentar impresoras, copiadoras y multifuncionales; entender y aplicar correctamente la metodología de los Servicios Administrados de Impresión es lo que te va a permitir dejar de competir por precio y empezar a competir por valor.

¿Qué son realmente los Servicios Administrados de Impresión para un Proveedor?

A los Servicios Administrados de Impresión, también se le conocen como MPS (Managed Print Services). Pero más allá de las siglas, este servicio es un compromiso de gestión. Para tu cliente, significa olvidarse de las impresoras. Para ti, significa controlar cada variable de tus equipos instalados para que el contrato sea un negocio sano mes con mes.

Por eso, para ser el mejor proveedor de renta de impresoras en el mercado actual, debes dominar estos ejes operativos:

• Estandarización de la flotilla de impresión: Rentar modelos dispersos es el camino más rápido a la quiebra operativa. Un servicio administrado profesional busca estandarizar los equipos instalados para optimizar el inventario de refacciones y capacitar mejor a los técnicos.
• Gestión integral de insumos: El éxito del negocio de renta está en el control del insumos, piezas y suministros. Un proveedor sabe que el insumo debe estar ahí justo antes de que se necesite, evitando compras de emergencia por parte del cliente que luego querrá descontar de tu factura.
• Contratos flexibles: Aquí no vendes máquinas, vendes «tiempo de vida». Tus contratos deben estar diseñados para garantizar que, si un equipo falla, tu respuesta sea tan rápida que el cliente ni siquiera sienta la interrupción. Eso es lo que te permite cobrar una tarifa premium sobre la competencia informal.

El impacto de la gestión: ¿por qué el cliente elige la renta?

A menudo, los proveedores se enfrentan a la objeción del precio. Sin embargo, según Fujifilm, el arrendamiento de impresoras de oficina es una opción estratégica para las empresas, ya que ofrece flexibilidad y reduce las cargas de mantenimiento.

Y sobre todo un ahorro, que no viene de un «tóner barato», sino de la eliminación de costos ocultos como reparaciones imprevistas, capital detenido en equipos que se vuelven obsoletos y el tiempo perdido del personal de oficina.

Así que como proveedor, tu argumento de venta debe ser: «Yo absorbo el riesgo tecnológico y tú recuperas tu flujo de efectivo».

Beneficios tangibles de los Servicios Administrados de Impresión

Además, este tipo de servicios les permite a las empresas eliminar la obsolescencia al permitirle a las empresas tener siempre la última tecnología. Y que es un servicio 100% deducible de impuestos al ser considerado un gasto operativo.

¿Qué hay de la seguridad? Con el auge de la movilidad empresarial, las empresas necesitan garantizar que sus empleados puedan imprimir, escanear o compartir documentos de forma segura y cómoda, independientemente de su ubicación o dispositivo. Y de acuerdo con Kyocera, los Servicios Administrados de Impresión ayudan a crear una sólida infraestructura de seguridad para proteger los datos confidenciales de cualquier acceso no autorizado,

Diferenciación: renta tradicional vs. servicio administrado profesional

Ahora, no puedes decir que te dedicas a los Servicios Administrados de Impresión por el simple hecho de rentar impresoras. Nadie quiere ofrecer un servicio que no puede cubrir.

Sin embargo, muchos se llaman a sí mismos proveedores de «servicios administrados» pero operan como una renta tradicional de los años 90.

1. En la renta tradicional: El cliente te llama cuando la máquina se rompe. Tu utilidad depende de que «no te llamen mucho». Es una relación basada en la reacción.
2. En los Servicio Administrados de Impresión: Tú eres el dueño de la operación. Utilizas el esquema de renta para integrar mantenimiento preventivo, control de lecturas y una facturación impecable. Aquí, tu utilidad crece cuando tu operación es tan eficiente que los equipos funcionan siempre a la primera

Y la única forma de lograrlo, es cambiando la forma en que operas.

Caso práctico: de la renta reactiva al control estratégico

Muchos proveedores operan bajo un modelo de «bomberazo»: atendiendo urgencias conforme aparecen y perdiendo dinero en logística ineficiente.

A continuación, presentamos un escenario real que ilustra cómo la transición hacia un modelo de gestión profesional no solo mejora el servicio al cliente, sino que protege directamente la utilidad del proveedor de renta de impresoras.

• El antes (modelo tradicional de renta): Un proveedor en la zona del Bajío tiene 350 equipos colocados en diversas empresas. Su gestión se basa en archivos de Excel y reportes telefónicos. Cada fin de mes, su personal administrativo pasa tres días llamando a los clientes para solicitar las lecturas de los contadores. Muchos no responden a tiempo, lo que retrasa la facturación hasta el día 10 del mes siguiente. Además, el almacén es un caos: no saben con certeza cuántos tóners quedan para modelos específicos. Todo esto los obliga a realizar compras de pánico a precios de retail para cumplir con los clientes.
• El después (modelo de gestión orientada a los Servicios Administrados de Impresión): Ahora, las lecturas de los contadores se obtienen de forma automatizada y se integran al sistema de facturación, permitiendo cobrar el día 1 de cada mes sin errores ni fricciones con el cliente. Al tener visibilidad sobre el rendimiento real de cada equipo, el proveedor identifica que 5 impresoras están siendo sobreutilizadas y decide cambiarlas por modelos de mayor capacidad antes de que fallen. El resultado: el costo por servicio técnico bajó un 18%, el flujo de caja es constante y el cliente percibe un servicio de élite donde los equipos siempre están operativos.

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SANTI: El motor de rentabilidad para el proveedor de renta moderno

Entender que son los Servicios Administrados de Impresión es el primer paso el éxito de tu negocio. Para escalar una empresa de renta de impresoras, la voluntad y el buen servicio técnico no son suficientes; se requiere una infraestructura digital que elimine el error humano.

SANTI es la plataforma líder en el mercado mexicano diseñada específicamente para centralizar la operación, administración y control directivo de los proveedores de servicios de impresión.

No es un simple software de gestión; es el cerebro administrativo que permite que tu negocio pase de ser un taller de reparaciones a una empresa de servicios de clase mundial. Al implementar SANTI, transformas los procesos críticos que suelen ser los «cuellos de botella» en el sector de la renta:

• Facturación automática y precisa: Olvida las llamadas interminables a final de mes para pedir lecturas. SANTI te permite gestionar tus contratos y generar facturas en automático. Asegurando que tu flujo de caja sea puntual y libre de disputas con el cliente.
• Control total de inventarios y almacén: Cada tóner y refacción cuenta. SANTI te da visibilidad total sobre tus existencias, permitiéndote gestionar entradas, salidas y traspasos entre almacenes técnicos. Esto evita las «fugas» de inventario y asegura que nunca pierdas una renta por falta de una refacción crítica.
• Gestión de contratos y pólizas: Administra con rigor tus contratos de arrendamiento, garantías de concesión y pólizas de servicio. El sistema te alerta sobre renovaciones, vencimientos y condiciones específicas, asegurando que cada equipo colocado esté generando el margen de utilidad proyectado.
• Optimización del servicio técnico: Centraliza los reportes de servicio y asigna técnicos de forma inteligente. Podrás medir el rendimiento de tu personal de campo y reducir los tiempos de respuesta. Lo que se traduce en una mayor satisfacción del cliente y menores costos operativos para ti.

En un mercado tan competitivo como el de México, la diferencia entre un negocio que sobrevive y uno que lidera es la capacidad de gestionar datos en tiempo real.

SANTI te da esa ventaja competitiva, permitiéndote administrar desde 50 hasta miles de equipos con la misma precisión y control.

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FAQ – Preguntas frecuentes sobre los Servicios Administrados de Impresión

1. ¿Cuál es el beneficio de rentar en lugar de comprar? El cliente evita la descapitalización, deduce el gasto al 100% y se olvida de los costos de mantenimiento y obsolescencia.
2. ¿Cómo puedo calcular el precio por página? Debes sumar el costo del equipo (amortización), el rendimiento real del tóner, las refacciones estimadas y tu margen de utilidad.
3. ¿Qué pasa si el cliente maltrata el equipo? Los contratos de servicios administrados deben incluir cláusulas de uso correcto y seguros que protejan tu activo.
4. ¿Cómo aseguro mi rentabilidad en la renta? La clave está en la estandarización de modelos y en tener un control estricto de los contadores de impresión.
5. ¿Qué equipos son mejores para rentar? Aquellos que tienen el costo por página más bajo y cuya cadena de suministro de refacciones en México sea estable.
6. ¿Cómo ayuda el software SANTI a mi negocio? Automatiza toda la parte administrativa y operativa, permitiéndote crecer en número de equipos sin necesidad de contratar más personal administrativo.
7. ¿Es deducible la renta de impresoras? Sí, en México funciona como un gasto operativo (OPEX), lo cual es un gran incentivo fiscal para tus clientes.

Fuentes:

• Fujifilm – Leasing vs Buying Office Printers: https://www.fujifilm.com/fbnz/en/solutions/insights/article/leasing-vs-buying-office-printers
• Kyocera – 5 benefits of Managed Print Services for your business: https://www.kyoceradocumentsolutions.us/en/solutions-services/managed-print-services/5-benefits-of-managed-print-services-for-your-business.html